Cette offre d'emploi est expirée.

Adjoint(e) à la direction de l'administration

13 octobre 2017
Industries Arts, Spectacles, Loisirs
Catégories Adjoint(e) administratif(ve), Technicien(ne) en bureautique
Quebec, QC

ADJOINT(E) À LA DIRECTION DE L'ADMINISTRATION

Agent(e) de bureau, classe principale (200-05)

Emploi temporaire – 12 mois (remplacement de congé de maternité)

 

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous l'autorité du directeur de l'administration, le titulaire assure un soutien administratif pour celui-ci, ainsi que pour la conseillère juridique du Musée et ce, en effectuant divers travaux de bureau et de secrétariat.

Il sera appelé notamment à :

  • Préparer des lettres, rapports, tableaux, formulaires ou tout autre type de document ainsi que procéder à la mise en page et à la révision de documents, incluant divers contrats et ententes;

  • Assurer les suivis de divers dossiers, obtenir les signatures nécessaires, assurer la circulation de l'information auprès des équipes et/ou des employés concernés;

  • Collaborer avec divers services du Musée pour assurer un suivi de certaines autorisaitons et licences requises en matière de droit d'auteur;

  • Coordonner la logistique de réunions, préparer l'ordre du jour de celles-ci et les dossiers requis et y assister au besoin pour rédiger les procès-verbaux;

  • Tenir à jour un système de rappel dans les dossiers comportant des échéances;

  • Maintenir à jour un système efficace de classement des documents papier et électronique;

  • Assumer diverses tâches administratives (prise d'appels, dépouillement et distribution de courrier, photocopies, numérisation de documents, suivi et mises à jour des abonnements et des publications juridiques);

  • Effectuer au besoin des recherches sommaires pour documenter des dossiers;

  • Effectuer toute autre tâche connexe.

 

PROFIL RECHERCHÉ

  • Détenir un AEC ou un DEC en bureautique ou toute autre formation pertinente;

  • Détenir un minimum de 3 années d'expérience pertinente;

  • Avoir une excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint);

  • Excellente connaissance de la langue française à l'oral et à l'écrit;

  • Bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit;

  • Posséder une grande autonomie, de l'initiative et un sens élevé de l'organisation et de la gestion des priorités;

  • Souci élevé de la confidentialité des informations;

  • Habiletés à rédiger des procès-verbaux et autres documents administratifs;

  • Habiletés en relations interpersonnelles pour interagir de façon courtoise et harmonieuse avec les intervenants internes et externes.

     

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Affectation temporaire pour une période approximative de 12 mois (remplacement de congé de maternité);

  • Salaire annuel pouvant varier de 39 046 $ à 44 105 $, selon l'expérience;

  • Protections d'assurance collective complètes;

  • Excellent régime de retraite;

  • Quatre semaines de vacances annuelles;

  • Lieu de travail privilégié, au cœur des Plaines d'Abraham.

     

DÉBUT DE L'EMPLOI ET HORAIRE

L'emploi débute autour du 4 décembre 2017. L'horaire de travail est de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

 

INSCRIPTION

Les candidats intéressés sont invités à faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d'une lettre de présentation d'ici le dimanche 29 octobre 2017 à 16h00 à l'attention de : Marie-Sophie Compagnon, Responsable de la dotation et du développement de la main-d'œuvre.

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