Secrétaire de direction (3 jours/semaine)

10 juillet 2018
Industries Banques, Assurances, Services financiers
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Secrétaire, Secrétaire-réceptionniste, Administratif, Clérical
Montreal, QC

Description

POSTE DE 3 JOURS / SEMAINE

Le titulaire de cet emploi effectue des travaux à caractère administratif dans le respect des échéanciers et nécessaires au bon fonctionnement de la direction principale.

Responsabilités principales :

  • Préparer des documents, des présentations visuelles, des notes de service ou de la correspondance courante ainsi que des tableaux sur Excel.

  • S'assurer de la qualité et de l'uniformité des textes et documents produits selon les standards établis. À cette fin, relire les documents, effectuer la saisie de textes et la mise en page appropriée en accordant une attention particulière à la grammaire, à l'orthographe et à la présentation de ces travaux.

  • Assurer la logistique requise pour les réunions du conseil d'administration des filiales exploitantes d'Investissement Québec (agenda des CA et comités, liste des membres des CA et comités, préparation et assemblage des documents et du matériel requis).

  • Préparer et effectuer les demandes de paiement de rémunération aux administrateurs en vertu de la politique de rémunération des administrateurs.

  • Effectuer le montage des cartables aux fins du suivi des budgets des filiales.

  • Gérer l'agenda de la directrice principale en prenant et/ou déplaçant les rendez-vous, en effectuant toutes les réservations, invitations et convocations nécessaires et en s'assurant de l'absence de conflit d'horaire.

  • Recevoir la correspondance et en assurer le traitement et le suivi.

  • Participer au développement et à la mise à jour du système de classement des documents et des dossiers informatiques et physiques et effectuer le classement.

  • Effectuer tout travail de nature administrative quant au suivi des filiales.

  • Effectuer toute autre tâche confiée par la directrice principale.

  • Assure le soutien administratif auprès du personnel de la direction principale.

Qualifications spécifiques requises :

  • Diplôme de secondaire V

  • Posséder un minimum de trois (3) ans d'expérience pertinente en secrétariat

  • Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Profil général recherché :

Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau et technique et démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :

  • Respecter l'éthique et les valeurs de la Société.

  • Être orienté vers le client.

  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues.

  • Faire preuve d'autonomie et de flexibilité.

  • Savoir gérer son temps.

  • Être organiser.

  • Savoir s'adapter.

  • Agir de manière responsable.

Conditions de travail :

Gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

Particularités :

Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières: www.investquebec.com.

Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.

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