Secrétaire aux activités d'enseignement

13 novembre 2017
Industries Éducation, Formation
Catégories Adjoint(e) administratif(ve), Secrétaire
Montreal, QC

Secrétaire aux activités d'enseignement

Département d'entrepreneuriat et innovation

Poste temporaire, temps plein, mandat d'une année.

Secteur de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. Véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion, HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel.

Le Département d'entrepreneuriat et innovation est constitué d'une équipe de professeurs, de maîtres d'enseignement et de chargés de cours dont les intérêts d'enseignement concernent l'entrepreneuriat et l'innovation.

Votre rôle et vos responsabilités

Le ou la secrétaire aux activités d'enseignement est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d'enseignement et de chargés de cours. Plus spécifiquement :

  • Voit à l'organisation matérielle des cours : créé et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours, transcrit les plans de cours; compile les résultats d'examens et diffuse l'information dans HEC en ligne; transcrit les horaires de cours, établit l'horaire des travaux pratiques; prépare les recueils et assure le suivi de leur production; commande divers documents pédagogiques; fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe; assure le suivi des examens.

  • Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone et fournit divers renseignements.

  • Informe les professeurs, maîtres d'enseignement et les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.   

  • Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.

  • Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports, etc.); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.

  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs.

  • Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal : demandes d'autorisation d'engagement; demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel; demandes de bourse; en l'absence de la secrétaire principale peut, à l'occasion, faire des demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation; tout autre formulaire interne à HEC Montréal.

Au besoin

  • Prépare les documents nécessaires aux dossiers de subvention de recherche ou de promotion des professeurs, au curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.

  • Prépare les dossiers et assure l'organisation logistique des réunions de coordination ou autres. 

  • Vérifie l'inventaire et s'assure de l'approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail. 

  • Effectue la mise à jour de pages Web.

  • Soutient techniquement les professeurs dans l'utilisation de certains logiciels.   

Votre profil

  • Diplôme d'études professionnelles en secrétariat

  • Minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

  • Excellente connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites

  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)

  • Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, WordPress, Rhythmyx, etc.

  • Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira

  • Habiletés dans les relations interpersonnelles 

  • Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes

  • Capacité de travailler en équipe

  • Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l'intérieur de délais restreints

  • Autonomie et initiative

Vos avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 52 542 $, selon les années d'expérience pertinente

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service

  • 15 jours fériés

  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

  • Programme d'assurance collective

Soumettre votre candidature

Postuler maintenant !

Réseau d'emplois Jobs.ca