Secrétaire à la direction

11 mars 2019
Industries Éducation, Formation
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Secrétaire, Secrétaire-réceptionniste
Montreal, QC

Secrétaire à la direction

Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés

Poste régulier, temps plein.

Milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés a pour mission de mobiliser et de solliciter les diverses communautés proches de HEC Montréal, que ce soient les étudiants, les diplômés, le personnel, les amis, les organisations et les entreprises, de manière à permettre à l'École de répondre à ses besoins et ses priorités.

Rôle et responsabilités

Le ou la secrétaire à la direction met à profit ses habiletés relationnelles et capacité d'organisation et de planification, ses connaissances techniques de secrétariat et des rouages administratifs de HEC Montréal pour soutenir les activités de la Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés ainsi que son conseil d'administration. Plus spécifiquement :

Secrétariat (20 %)

  • En collaboration avec son supérieur, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, assure le caractère confidentiel des dossiers. Tient à jour l'échéancier des projets et objectifs annuels du service.

  • Tient à jour l'agenda de son supérieur immédiat, fixe les rendez-vous et les lui rappelle. Lorsque requis, prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et assure le suivi.

  • De façon à libérer son supérieur immédiat et les membres de l'équipe si nécessaire, répond aux questions relevant de sa compétence, prépare la synthèse des problèmes et questions complexes afin de les transmettre à son supérieur, achemine les réponses obtenues et s'enquiert du suivi ainsi que de la rédaction de la correspondance.

  • À l'aide des logiciels appropriés, prépare la correspondance, les textes, les notes, les tableaux, les formulaires et les rapports à partir des demandes de son supérieur, de brouillons ou de fichiers existants et corrige les textes ainsi produits.

  • En collaboration avec la directrice des opérations et de l'administration, assure le traitement et le suivi des procédures administratives internes (demandes d'autorisation d'engagement et de paiement pour le personnel contractuel), et effectue les démarches administratives relatives à l'arrivée et au départ du personnel régulier.

  • Effectue le soutien et les suivis administratifs relatifs aux diverses procédures internes de HEC Montréal, dont les rapports de congés.

  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs, selon le calendrier approuvé.

  • Assure l'inventaire du matériel, des fournitures de bureau et des articles promotionnels nécessaires au fonctionnement de l'unité. Remplit les formulaires de demande d'achat requis.

Conseils d'administration et autres comités afférents (35%)

  • En collaboration avec la directrice des opérations et de l'administration :

  • Assure les liens avec les membres des comités statutaires et membres du conseil d'administration de la Fondation et de l'Association des diplômés, achemine de l'information, convoque à des rencontres, confirme les présences, etc.

  • Planifie le calendrier annuel des réunions et assemblées relié aux conseils d'administration de la Fondation et de l'Association des diplômés ainsi qu'à leurs comités statutaires du CA en fonction des règles de gouvernance adoptées par la Fondation et l'Association des diplômés. Soumet le calendrier pour approbation aux personnes concernées.

  • Lorsque requis, effectue des recherches, collige des renseignements et prépare la documentation relative aux réunions ou aux assemblées. Communique avec diverses personnes afin d'obtenir ou de fournir de l'information en soutien aux réunions du conseil d'administration et à ses comités statutaires.

  • Veille à l'organisation matérielle et logistique des réunions, assemblées et suivis : conciliation des disponibilités, convocations, réservations de salles, d'appareils, de services, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers dans les délais fixés, signatures, etc.

  • Élabore et met à jour le répertoire des documents devant être conservés.

Soutien aux activités de mobilisation – diplômés (35%)

  • Reçoit, filtre et achemine les appels entrants sur la ligne téléphonique et la boîte courriel des diplômés et répond aux questions relevant de sa compétence. Prépare la synthèse des questions les plus complexes, rédige les projets de réponse et s'enquiert du suivi de façon à libérer l'équipe de mobilisation, le cas échéant ou en leur absence.

  • À l'aide des logiciels appropriés, prépare, met en forme et assure la qualité, à partir des demandes de l'équipe de mobilisation, des projets d'entente et rédige tout autre correspondance, texte ou rapport afférent. Traduit ou corrige les textes ainsi produits lorsque requis.

  • Assure un soutien clérical pour les demandes et la correspondance associées aux délégués internationaux.

  • Effectue la mise à jour des coordonnées des diplômés dans la base de données Raiser's Edge et contribue à l'amélioration continue de cette base de données.

  • En collaboration avec l'équipe, assure le suivi de la procédure de félicitations des diplômés, collige l'information au sujet des diplômés, s'assure qu'elle soit intégrée dans la base de données, participe à la veille des sources d'informations à cet égard et fait les liens nécessaires avec le ou la responsable de la revue HEC MAG.

Soutien aux autres activités (10 %)

  • Participe à l'organisation logistique et matérielle de différents événements de la Direction.

Profil recherché

  • Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée pertinente

  • Minimum de six années d'expérience de travail pertinente

  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant

  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites

  • Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision

  • Habileté à travailler sur plusieurs dossiers simultanément

  • Sens de l'organisation et de la planification

  • Tact et diplomatie

  • Capacité de travailler en équipe

  • Disponibilité à effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier

  • Intérêt marqué pour l'apprentissage des nouvelles technologies

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 57 612 $, selon les années d'expérience pertinente

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service

  • 15 jours fériés

  • Horaire réduit et compressé durant la période estivale

  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

  • Programme d'assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

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