Coordonnateur, Relations clients

12 juin 2019
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Administratif, Clérical
Montreal, QC

Description

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s'associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 65 G$ CA d'actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec ( cdpq.com ), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements :  ivanhoecambridge.com .

Service : Édifice Jacques-Parizeau

Type de poste : Contrat (2 ans)

Des défis à la hauteur de vos talents!
Dans l'exécution de ses fonctions, le titulaire devra faire un suivi constant de la satisfaction de la clientèle, effectuer différentes tâches reliées aux opérations de l'immeuble et contrôler la qualité des services offerts par certains fournisseurs. Il devra aussi assister son supérieur immédiat dans l'accomplissement de ses fonctions. Les principales responsabilités incluent :

Expérience client des locataires et des occupants

  • Établir et entretenir des liens de communication avec les locataires. Planifier des visites de suivis réguliers, adaptés aux besoins de chacun, pour rester au fait du niveau de satisfaction des locataires;
  • Coordonner le suivi des plaintes de la clientèle avec les divers départements, organismes, ainsi que les locataires impliqués. Assurer un retour aux clients sur les mesures prises et la résolution de l'évènement à la satisfaction des parties, et ce, dans les plus brefs délais;
  • En cas d'événements qui affectent les opérations des locataires, agir à titre de liaison entre les services de l'immeuble et les locataires touchés;
  • Assurer le suivi et l'entretien du système d'affichage et de signalisation de l'immeuble;
  • Assurer le suivi de l'inventaire et l'entretien du mobilier disponible pour les occupants de l'immeuble ;
  • S'assurer au bon maintien général des aires communes et coordonner avec les divers responsables de service du suivi des demandes à cet effet;
  • Superviser et assurer l'application des divers contrats de service tels que le service de câblodistribution, l'entretien des plantes, le café et l'eau. Contrôler la qualité des services offerts .

Qualité des lieux et de l'entretien ménager

  • Superviser les contrats liés aux services de l'entretien ménager, le nettoyage des vitres, l'entretien des ascenseurs et des plantes. S'assurer du respect des devis de contrats selon les standards de qualité et effectuer la validation des factures soumises par le fournisseur;
  • Inspecter la propreté selon le standard du devis d'entretien ménager des espaces loués et des aires communes, y compris les stationnements et s'assurer de la mise en place des correctifs nécessaires afin de maintenir/améliorer la propreté et la qualité de l'environnement. Rédiger les rapports d'inspections destinés au fournisseur et à l'équipe de gestion;
  • S'assurer du bon entretien général des espaces vacants, coordonner les travaux d'entretien ménager à l'arrivée des locataires et rendre compte de l'état des locaux au départ des locataires;
  • Effectuer et fermer tous les appels de services liés à l'entretien ménager pour la facturation;
  • Effectuer les bons de commande des factures fournisseurs sous sa responsabilité.

Développement durable et sécurité

  • Assister et soutenir activement l'administratrice, Relations clients, dans l'implantation des initiatives environnementales et dans le maintien des accréditations LEED, BOMA BEST et autres, et assurer le respect de ces normes environnementales;
  • Compiler et établir des statistiques sur le recyclage et le compostage des matières résiduelles;
  • En collaboration avec l'équipe de la sécurité, participer aux mesures d'urgence de l'édifice et appliquer les normes et procédures de sécurité aux sous-traitants sous sa responsabilité.

Qualité du processus administratif et financier

  • Fournir un support administratif dans ses dossiers tels que la rédaction, correspondance, ouverture de dossiers, rédaction de rapports, rapport de dépenses, etc.;
  • Participer à la négociation des contrats, appels d'offre, analyse des soumissions et faire les recommandations appropriées.  Administrer les contrats en vigueur sous sa responsabilité;
  • Coordonner la facturation des demandes de services additionnels aux locataires;
  • S'assurer de la conformité des factures des contrats sous sa supervision avant le paiement;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.

Connaissances et aptitudes requises

  • DEC en technique administrative, diplôme universitaire ou autre formation jugée pertinente;
  • 4 à 5 années d'expérience pertinente reliées à la gestion de contrats de service, à la gestion des plaintes, la gestion immobilière, au service à la clientèle et/ou en gestion de projets;
  • Capacité démontrée à établir et entretenir des relations d'affaires de qualité;
  • Esprit d'équipe et désir marqué d'amélioration continue de la qualité;
  • Autonomie, aptitudes d'organisation, de planification et de gestion d'échéanciers multiples;
  • Aptitude et intérêt à travailler avec des données financières;
  • Excellent français et anglais parlé et écrit;
  • Maîtrise des outils Office et connaissance du système d'exploitation JDE, un atout.

SI CE DÉFI VOUS INTÉRESSE, FAITES-NOUS PARVENIR SANS TARDER VOTRE CURRICULUM VITAE!
Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

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