Assistant(e) Administratif(ve) Exécutif(ve) / Executive Administrative Assistant

Titre du poste: Assistant(e) administratif(ve) exécutif(ve)

Lieu : Centre-ville de Montréal (hybride)

Se rapporte à : Chief Information Officer

Principales responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement et l'efficacité de l'équipe de gestion en fournissant un soutien administratif à la CIO ainsi qu'aux membres de l'équipe.
• Assurer la rédaction et la mise en forme de certains documents à l'aide de logiciels informatiques, y compris la correction grammaticale, la traduction, la recherche d'informations, la gestion de documents, le classement et la photocopie.
• Préparer des documents et des présentations pour les réunions du conseil d'administration.
• Traiter le courrier postal et électronique entrant et transmettre la correspondance.
• Gérer l'agenda et organiser les réunions et les rendez-vous.
• Coordonner l'organisation des voyages d'affaires.
• Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer de manière appropriée.
• Répondre aux demandes d'information et les transmettre si nécessaire.
• Participer à la préparation du budget annuel et créer des demandes d'achat, ainsi que traiter les paiements de factures dans SAP.
• Gérer les notes de frais de la CIO et de son équipe de direction.

Compétences essentielles

• Excellentes compétences en matière de définition des priorités et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Esprit d'équipe, communication efficace à tous les niveaux de l'organisation et adaptabilité aux changements rapides.
• Haut degré de professionnalisme et de conscience éthique.
• Polyvalence, autonomie et débrouillardise.
• Solides compétences en matière de communication et de rédaction.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier pour la création de présentations PPT.
• La connaissance de SAP est considérée comme un atout

Expérience professionnelle et qualifications

• Diplôme d'études collégiales en administration ou dans tout autre domaine pertinent.
• Au moins 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif pour des cadres supérieurs.
• Excellentes compétences (orales et écrites) en français et en anglais*.

* Cette exigence est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous aurez à intervenir auprès des clients, partenaires et/ou nos filiales américaines sur une base récurrente tant à l'oral qu'à l'écrit.

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) et une vérification pré-emploi.

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Notre offre

• Modalités d’aménagement du temps de travail; télétravail hybride et l’horaire flexible;
• Un emplacement au cœur du centre-ville
• Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, soins dentaires);
• Un programme d’aide aux employés;
• Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
• Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
• Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.
  

À propos

Domtar fabrique des produits sur lesquels les gens du monde entier comptent chaque jour.

Au service de clients dans plus de 50 pays, nous sommes un important fournisseur d'un large éventail de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits non-tissés air-laid. Nous fabriquons nos produits au sein de nos usines et de nos centres de façonnage aux États-Unis et au Canada, en mettant l'accent sur la sécurité, la qualité et la croissance durable.

Fidèles à nos valeurs que sont l’agilité, l’engagement et l’innovation, nous trouvons toujours de meilleures façons de répondre aux besoins de nos clients, de soutenir nos employés et de renforcer nos collectivités.

Le bureau administratif principal de Domtar se trouve à Fort Mill, en Caroline du Sud, et Domtar fait partie du groupe d’entreprises Paper Excellence. Pour en savoir davantage, visitez www.domtar.com.

Title: Executive Administrative Assistant

Location : Downtown Montreal (hybrid)

Reporting to : Chief Information Officer

Job Responsibilities/Accountabilities:

• Ensure the smooth functioning and efficiency of the management team by providing administrative support to the CIO as well as to team members.
• Perform writing and formatting of certain documents using computer software, including grammar correction, translation, information research, document management, filing, and photocopying.
• Prepare documents and presentations for Board of Directors meetings.
• Handle incoming postal and electronic mail and transmit correspondence.
• Manage the agenda and organize meetings and appointments.
• Coordinate business travel arrangements.
• Answer phone calls, filter them, and route them appropriately.
• Respond to information requests and refer them as needed.
• Assist in preparing the annual budget and create purchase requisitions, as well as process invoice payments in SAP.
• Manage expense accounts for the CIO and its executive team.

Key skills:

• Excellent prioritization skills and ability to handle multiple tasks simultaneously.

• Team player with effective communication across all levels of the organization and adaptability to rapid changes.
• High degree of professionalism and ethical awareness.
• Versatility, autonomy, and resourcefulness.
• Strong communication and writing skills.
• Proficiency in the Microsoft Office suite, specially creating PPT presentations.
• Knowledge of SAP is considered an asset

Professional Experience/Qualifications:

• College diploma in office administration or any relevant field.
• Minimum 5 years of experience in an administrative support role for senior executives.
• Excellent proficiency in both spoken and written French and English*.

*This is required since as part of this function, you will have to intervene with customers, partners and/or our American subsidiaries on a recurring basis, both orally and in writing.

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) and pre-employment verification.

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

Our Offer:

• A downtown location
• Alternative Work Arrangements; hybrid remote work and flextime.
• A modern, spacious and dynamic environment.
• Competitive compensation, including annual bonus plan.
• An extended flexible insurance plan (life, medical, dental).
• An employee assistance program.
• A pension plan with matching company contributions to help make planning for your retirement easy.
• Employer-paid development and continuing education.

About Domtar :

Domtar makes products that people around the world rely on every day.

Serving more than 50 countries, we are a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and airlaid nonwovens. We make our products at manufacturing and converting facilities in the U.S. and Canada, with a focus on safety, quality, and sustainability.

Through our values of agility, caring and innovation, we constantly find better ways to serve our customers, support our employees and strengthen our communities.

Domtar’s principal executive office is in Fort Mill, South Carolina and Domtar is part of the Paper Excellence group of companies. To learn more, visit www.domtar.com.

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