Agent(e) de bureau - secrétaire - Montréal

14 septembre 2018
Industries Administrations publiques
Catégories Administratif, Clérical, Secrétaire
Montreal, QC

Poste:                                     Secrétaire

Catégorie:                              Agent(e) de bureau (classe 5), syndiqué - FRQS, poste permanent

Échelle salariale:                    De 41 137 $ à 46 460 $ (échelle au 01 avril 2018)

Exigences:                             Formation académique

  • Diplôme en secrétariat ou l'équivalent.

    Expérience préalable à l'emploi

  • Cinq (5) années d'expérience ayant permis d'acquérir les connaissances et les habiletés requises par l'emploi.

    Compétences professionnels

  • Connaissance des rôles et responsabilités de chacune des unités administratives composant les Fonds ;

  • Connaissance de logiciels tels que Word, Excel, Powerpoint, du courrier électronique, d'outils de navigation sur Internet et l'Intranet ;

  • Facilité à communiquer et à gérer plusieurs dossiers en même temps ;

  • Connaissance du fonctionnement des appareils bureautiques (ex. : imprimante, télécopieur, téléphone, agenda électronique) ;

  • Connaissance approfondie de la langue française orale et écrite ;

  • Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise orale et écrite ;

  • Connaissance du processus de gestion d'une demande d'accès à l'information en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, (un atout) ;

  • Connaissance de base des exigences légales qui incombent aux Fonds et tout particulièrement à la direction des affaires éthiques et juridiques en matière de protection des renseignements personnels et confidentiels (un atout) ;

  • Connaissance sommaire des systèmes québécois et canadien de recherche et de leurs intervenants ;

  • Connaissance des partenaires des Fonds et de leurs responsabilités, notamment en ce qui concerne le ministère de rattachement (un atout) ;

  • Connaissance du vocabulaire de base en matière d'éthique, de conduite responsable en recherche, d'accès à l'information et de contrat.

  • Sommaire des fonctions:

    Sous l'autorité du directeur aux affaires éthiques et juridiques, le titulaire du poste assume les responsabilités relatives aux activités de secrétariat du service qu'il dessert. 

Tâches reliées à l'emploi:

  • Procède à la saisie, à la correction et à la révision de textes, de documents, de la correspondance et de rapports à l'aide des outils informatiques mis à sa disposition ;
  • Classe les dossiers selon le système de classement en vigueur aux Fonds, tient à jour un système de classement de la correspondance, classe les pièces reçues dans les dossiers respectifs ;
  • Filtre les communications téléphoniques, les acheminent aux personnes concernées, donne certains renseignements ;
  • Organise les conférences téléphoniques, voit à la réservation de salles et d'équipements ;
  • Voit à l'organisation des déplacements et des séjours ;
  • Tient l'agenda de son supérieur, planifie les réunions, prend les dispositions s'y rattachant, règle l'organisation matérielle de ses déplacements, en collaboration avec les autres secrétaires ;
  • Collabore à la prise de notes et à la production de procès-verbaux et de comptes rendus ;
  • Collabore à la préparation de documents pour diverses réunions de comités, voit à la logistique des rencontres, incluant la reprographie et l'envoi (ou la mise sur le portail) de la documentation requise ;
  • Collabore à la mise à jour des sites web des Fonds en ce qui a trait au contenu relevant du domaine des affaires éthiques et juridiques ;
  • Tient à jour des registres de nature légale et effectue les mises à jour de cahiers de politiques et de réglementations ;
  • Prépare les accusés de réception et effectue le suivi de la correspondance concernant les demandes d'accès à l'information ;
  • Assume toute autre responsabilité nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions ;
  • Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur incluant le remplacement à la réception.
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