Agent administratif ou agente administrative, classe I

12 octobre 2017
Industries Éducation, Formation
Catégories Adjoint(e) administratif(ve)
Quebec, QC

AGENT ADMINISTRATIF OU AGENTE ADMINISTRATIVE, CLASSE I

COLLECTO SERVICES REGROUPÉS EN ÉDUCATION
BUREAU DE QUÉBEC

Collecto Services regroupés en éducation est une organisation à but non lucratif qui a pour mission de favoriser la mise en commun de services, notamment des regroupements d'achats, et mettre à profit son expertise dans le but de déployer des solutions répondant aux besoins des organisations des réseaux de l'éducation. Collecto est à la recherche d'une personne pour combler un poste de d'agent administratif ou d'agente administrative, classe I à son bureau de Québec.

Nature du travail

Sous l'autorité du directeur de la gestion contractuelle et des achats regroupés, la personne titulaire de ce poste sera appelée à accomplir diverses tâches administratives liées aux activités courantes du bureau de Québec. Cette personne assumera principalement les fonctions suivantes :

  • Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques;
  • Réviser et mettre en page l'ensemble des documents d'affaires (communiqués, sondages, contrats, etc.);
  • Assurer le soutien administratif aux travaux d'appels d'offres selon la planification établie par les conseillers en gestion contractuelle et les techniciens en approvisionnement;
  • Recevoir, trier, coder et commander les fiches signalétiques de la base de données Véga;
  • Assister aux rencontres de la communauté d'utilisateurs Véga et produire les comptes rendus;
  • Collecter les mandats des établissements participants aux abonnements aux bases de données éducationnelles;
  • Agir à titre de premier répondant aux questions des membres de la communauté d'utilisateurs et des abonnés aux bases de données éducationnelles;
  • S'assurer du bon fonctionnement des travaux réalisés par le prestataire de services lors de la mise en place de nouvelles fonctionnalités pour Véga;
  • Mettre à jour et intégrer le contenu des sites internet;
  • Faire la mise à jour de la base de données des dossiers-clients (CRM) pour le Service des achats regroupés;
  • Faire la mise à jour du portail en approvisionnement et assurer le contrôle des autorisations;
  • Effectuer le suivi de la facturation, de la petite caisse et des comptes de dépenses;
  • Voir à l'organisation logistique des réunions et activités du bureau de Québec;
  • Effectuer la saisie de données statistiques et compilation de sondages;
  • Assurer la correspondance avec les clients;
  • Effectuer le classement et l'archivage des dossiers.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) dans un champ de spécialisation approprié ou une formation jugée équivalente;
  • Au moins trois (3) années d'expérience pertinente;
  • Posséder une excellente maitrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Posséder un niveau fonctionnel de la langue anglaise, tant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Maîtrise des logiciels suivants de la suite MS Office : Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook;
  • Habileté à la navigation et à la recherche sur Internet.

Profil recherché

  • Sens aiguisé du service à la clientèle;
  • Autonomie, minutie et sens de l'adaptation;
  • Bon sens de l'organisation et de la gestion de ses priorités;
  • Intérêt à tenir ses connaissances à jour;
  • Goût marqué pour l'utilisation des nouvelles technologies dans les communications (Wiki – Blog – Skype – WordPress, etc.);
  • Bon esprit d'équipe et aisance dans les relations interpersonnelles.

Caractéristiques du poste

  • Poste situé à Québec
  • Poste régulier
  • Poste à temps plein (35 heures par semaine)
  • Salaire horaire : de 22,18 $ à 24,27 $, selon la scolarité et l'expérience
  • Entrée en fonction prévue : novembre 2017

Nous offrons une gamme complète d'avantages sociaux, entre autres, quatre semaines de vacances annuelles après un an, une généreuse couverture d'assurances collectives, un fonds de pension, un programme de perfectionnement, etc.
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre expliquant votre intérêt pour ce poste d'ici le 1er novembre 2017, à 17 h, à l'adresse de courriel suivante : ********@********.ca
Les tests et entrevues auront lieu à Québec.

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront jointes.

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