Cette offre d'emploi est expirée.

Adjointe de direction- adjointe exécutive

12 mars 2018
Industries Organisme sans but lucratif
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve)
Montreal, QC

L'Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public et à ce titre l'Ordre encadre l'exercice et veille au développement professionnel de ses 13 469 membres. L'Ordre est à la recherche d'une adjointe administrative qui pourra se joindre à l'équipe afin de soutenir les activités de la direction générale qui est responsable de toutes les activités et projets de l'Ordre ainsi que de sa gestion des ressources humaines, financières et matérielles..

L'Ordre offre un milieu de travail dynamique, harmonieux, professionnel et stimulant.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice générale et Secrétaire, la personne assiste celle-ci dans l'exercice de toutes ses fonctions.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Préparer et rédiger les rapports et la correspondance de la directrice générale et secrétaire;
  • Gérer l'agenda et les courriels de la directrice générale et secrétaire;
  • Planifier les rencontres de la directrice générale et secrétaire à l'interne et à l'externe et préparer les documents afférents.
  • Rédiger et traduire la correspondance, les rapports ou autres documents (français et anglais);
  • Assister et soutenir la directrice générale et secrétaire dans la préparation des activités et événements (colloque, congrès, exposition, élections, assemblée générale annuelle, réunions des différents comités, etc.);
  • Veiller au classement des dossiers et au respect du plan de classement;
  • Effectuer des recherches d'informations et préparer les résultats de ces recherches pour leur présentation;
  • Préparer l'ordre du jour de différentes réunions et rédiger les comptes rendus des réunions;
  • Organiser et coordonner la rédaction et la transmission de l'information;
  • Rédiger et présenter des notes (souvent confidentielles);
  • Rencontrer divers groupes ou personnes et identifier leurs demandes;
  • Faire le suivi budgétaire du service;
  • Faire la liaison entre les cadres, la direction et l'extérieur;
  • Former les utilisateurs sur certaines applications bureautiques ou de gestion.

EXIGENCES

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques en bureautique ou secrétariat ;
  • Cinq (5) années d'expérience au service de hauts dirigeants;
  • Maîtrise de la langue française et de la langue anglaise (parlée et écrite);
  • Maitrise parfaite des logiciels de bureautique - (Word, Excel, Powerpoint);
  • Excellentes aptitudes en rédaction;
  • Expérience dans l'organisation de réunions;
  • Esprit de synthèse, gestion de tâches multiples simultanément et respect des échéanciers.

QUALITÉS ET COMPÉTENCES REQUISES

  • Discrétion, courtoisie, tact et excellent jugement;
  • Initiative, sens élevé des responsabilités et gestion des priorités;
  • Sens de l'organisation, capacité de planification et autonomie;
  • Rigueur, minutie et professionnalisme;
  • Disponibilité et dévouement ;
  • Autonomie et débrouillardise;
  • Dynamisme et attitude positive;
  • Capacité de travailler en équipe et de tisser des relations interpersonnelles harmonieuses;
  • Excellentes habiletés en matière de service à la clientèle, entregent, courtoisie, patience et tact ;
  • Capacité à travailler sous pression et en équipe;
  • Gestion du stress.

INFORMATIONS ADDITIONNELLES

Lieu de travail : Montréal, siège social de l'Ordre, Métro Crémazie

Horaire de travail : 5 jours par semaine, 8 h 30 à 16 h 30 (possibilité de 4 jours par semaine)

Nature du poste : permanent à temps complet, 35 heures par semaine

Date d'entrée en fonction : Avril 2018

Rémunération : concurrentielle au marché

Avantages sociaux : 4 semaines de vacances, 3 jours de congés personnels, 13 jours de congés fériés et mobiles, 10 jours de congés de maladie remboursables, REER 8 %, programme complet d'assurances.

DEPOT DE LA CANDIDATURE

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae au plus tard le 31 mars 2018   à l'adresse : **@*******.org

Pour obtenir des informations additionnelles, consultez le site de l'Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec www.otstcfq.org

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