Adjointe administrative

15 mai 2019
Industries Commerce de détail
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve)
Montreal, QC

SOMMAIRE :

Relevant de la vice-présidente, affaires publiques et communications, le titulaire du poste vient appuyer l'équipe au niveau de la coordination des communications, événements et de l'administration.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

  • Collaborer avec les conseillères aux communications, travailler conjointement avec des firmes spécialisées en organisation d'événements pour organiser des événements internes et externes.
  • S'impliquer dans toutes les étapes de réalisation et de suivi nécessaires au bon déroulement des événements et ce, de l'envoi de l'invitation à la journée même de l'événement (production de listes d'invités, recherches de coordonnées, gestion des bases de données, confirmation de présences, production de cocardes, commande de produits de marques privées, post mortem, etc.).
  • Planifier et gérer le déroulement des différents événements sur place.
  • Gérer efficacement le budget et les dépenses reliées aux événements.
  • Assurer la diffusion de diverses communications auprès de publics internes et externes (notamment, revue de presse quotidienne, mémos internes, Intranet de l'entreprise, metro.ca).
  • Assurer la mise à jour de la section corporative de metro.ca.
  • Participer à l'implantation des programmes de Responsabilité d'entreprise.
  • Gérer efficacement les appels téléphoniques et voit si elle est en mesure de répondre elle-même à la demande.
  • Développer et maintenir un système efficace de la gestion administrative des filières (archives, dons et commandites, ententes avec les fournisseurs, autres).
  • Rédiger et acheminer différentes correspondances administratives.
  • Effectuer toutes autres tâches de secrétariat du département (notamment, demandes de chèques pour les dons et commandites et Croque Santé, envois hebdomadaires de circulaires, comptes de dépenses, réservations, commande des fournitures de bureau et anticipe les besoins en fonction des projets).

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :

  • Expérience minimale de 3 ans dans un domaine similaire ou DEC en bureautique 
  • Capacité à coordonner des événements d'envergure
  • Connaissance des logiciels Word, Excel et Power point 
  • Être capable de mettre en page des documents 
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit 
  • Habilités à relire des documents de présentation, des documents pour publication externe, à s'assurer de l'uniformité visuelle 
  • Sens de l'organisation, de la gestion des priorités, de la planification, capacité à travailler sur différents dossiers simultanément 
  • Habilité à interagir avec différentes personnes, notamment des représentants des médias et des membres de la haute direction 
  • Dynamisme, initiative, diplomatie et jugement

COMPÉTENCES :

  • Orientation vers un travail/service de qualité
  • Connaissances techniques
  • Communication interpersonnelle
  • Gestion des priorités
  • Rigueur
  • Jugement
  • Discrétion
  • Sens de l'urgence/rapidité d'exécution
  • Bonne gestion du stress

Metro valorise, respecte et mise sur les différences et les compétences de ses employés provenant de tous les horizons. Nous considérerons toutes les candidatures qualifiées.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Nous demandons respectueusement aux agences de ne pas communiquer avec nous ou nous faire parvenir des candidatures non sollicitées.

Postuler maintenant !

Réseau d'emplois Jobs.ca

#