Adjointe administrative principale

30 novembre 2017
Industries Services de consultation
Catégories Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve)
Montreal, QC

Résumé du poste

Notre bureau de BDO du centre-ville de Montréal est à la recherche active d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) principal(e) pour un remplacement de congé de maternité de 13 à 14 mois. La personne est responsable d'assurer un soutien administratif proactif à l'associée directrice responsable pour le Québec, une équipe de professionnels en certification ainsi que pour la directrice principale des ressources humaines. En plus de posséder d'excellentes aptitudes de soutien à un niveau exécutif, la personne clé fait preuve de professionnalisme, discrétion et est en mesure de travailler selon un horaire variable, s'il y a lieu.

 

Principales responsabilités

Administration

  • Exécuter un grand nombre de tâches de soutien administratif notamment la rédaction, la préparation et la mise en forme de lettres, offres de services, rapports, présentations et procès-verbaux à teneure confidentielle;
  • Assurer la coordination, la logistique et le suivi constant de réunions et des comités de gestion tant à l'interne qu'à l'externe et la gestion des calendriers et des déplacements et préparatifs de voyage;
  • Participer et maintenir les dossiers des notes de frais aux clients incluant la préparation et l'envoi de celles-ci, l'analyse des rapports d'heures,
  • Tenir à jour et gérer la base de données de clients et de contacts professionnels pour l'envoi de diverses publications, cartes de souhaits, etc.

 Certification

  • À chaque début de mandat, effectuer la mise à jour des dossiers clients, préparer les lettres de mission, ainsi que certains documents liés à la gestion du risque et l'indépendance;
  • Enregistrer divers documents signés par le client et le personnel dans les dossiers des clients;
  • Au terme du mandat, réviser et finaliser les dossiers afin d'archiver électroniquement les dossiers client de l'année en cours;
  • Préparer, mettre en page et réviser certains documents inhérents aux états financiers à l'aide de Word ou Excel aux fins d'archivage;
  • Préparer les lettres de couverture et, le cas échéant, les bordereaux de paiement pour l'envoi des documents aux clients (états financiers et déclarations d'impôt par courrier ou messager);
  • Mettre à jour les dossiers clients dans le logiciel de suivi interne XCM (workflow system).
  • Lors de la saison des impôts, recevoir les documents des clients pour leur déclaration d'impôt personnel, faire le tri dans les différents documents reçus, préparer la feuille de suivi pour le personnel en fiscalité, faire un suivi du dossier auprès de l'associé, et au besoin, envoyer la déclaration au client une fois celle-ci terminée.

 Ressources humaines

  • Fournir un soutien administratif à la direction des ressources humaines dans ces demandes quotidiennes et projets spéciaux ainsi que sur plusieurs initiatives en cours d'année dont le processus d'évaluation annuelle et le recrutement universitaire et autres;
  • Effectuer divers suivis reliés à la dotation, programmes de reconnaissances, lettres diverses et annonces liées au personnel.

 

Formation et compétences professionnelles

  • Diplôme d'études collégiales en bureautique ou autre formation pertinente;
  • Détenir un minimum de huit (8) ans d'expérience dans un poste administratif et un minimum de cinq (5) ans au niveau exécutif, préférablement dans le domaine de l'expertise comptable;
  • Maîtrise parfaite de la langue française et de la langue anglaise, parlées et écrites;
  • Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des logiciels en propriété exclusive (p. ex.Caseware);
  • Démonter de solides aptitudes en relations interpersonnelles et en communication écrite et orale;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et faire preuve de souplesse dans la gestion des tâches et des échéanciers multiples;
  • Doit faire preuve de flexibilité et de disponibilité pour effectuer des heures supplémentaires, au besoin;
  • Être apte à évoluer dans un milieu exigeant la discrétion et le respect du caractère confidentiel de l'information.

 

Pourquoi travailler chez BDO?

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Notre vision

Un cabinet uni qui s'engage à faire la différence en privilégiant les relations avec ses gens, ses clients et les collectivités.

 

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