Adjoint, Relations clients

23 août 2019
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve)
Montreal, QC

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s'associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 65 G$ CA d'actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements :  ivanhoecambridge.com.

Service : Centre de Commerce Mondial de Montréal – Bureau

Type de poste : Contrat de 2 ans

Des défis à la hauteur de vos talents!

Dans l'exécution de ses fonctions, le titulaire est responsable de l'ensemble des tâches administratives de l'immeuble et assure le support à l'Administratrice immobilière, Relations clients.

Travail administratif :

  • Assurer la réception, accueillir les visiteurs et voir à ce que les salles et aire de réception soient toujours impeccables;
  • Effectuer le travail général de soutien administratif en respectant les procédures et standards en vigueur: rédaction, traduction, correspondance et avis aux locataires, facturation, classement physique et informatique;
  • Tenir à jour l'agenda des salles de conférence et s'assurer que les besoins techniques et autres soient en place;
  • S'assurer d'obtenir les certificats d'assurances en vigueur des locataires et fournisseurs;
  • Effectuer la saisie des ventes mensuelles des commerçants;
  • Être responsable de la petite caisse et de la carte de crédit de l'administration, et préparer les rapports selon les directives;
  • Voir au bon fonctionnement du bureau d'administration et effectuer les commandes d'articles de bureau, cartouches d'encre, papier, lait, café, fleurs au kiosque d'information, etc.

Service à la clientèle :

  • Assurer les mises à jour des différentes listes de contacts, kiosques interactifs, répertoires-bureaux et site internet;
  • Collaborer aux activités marketing de la propriété et faire le suivi des inscriptions pour les cours en groupe, la location des casiers et l'accès au vestiaire-douches;
  • Vérifier les appels de service et s'assurer que toutes les pièces justificatives soient annexées aux appels de service et envoyer les appels au SAC pour fermeture;
  • Vérifier sur réception le rapport de validation en vue de la facturation des appels de service et faire les corrections nécessaires, s'il y a lieu;
  • Analyser hebdomadairement le rapport de suivi des appels de services ouverts et fermés, relever les anomalies et procéder aux correctifs requis auprès des services internes concernés;
  • Sur réception des factures mensuelles du Service à la clientèle, vérifier de l'exactitude de celle-ci et demander les corrections, s'il y a lieu;
  • Répondre aux demandes de soumission en collaboration avec les membres de l'équipe du bureau de l'administration et en assurer le suivi (bon de commande, ouverture d'appel);
  • Inspecter l'immeuble et adopter les mesures nécessaires afin d'améliorer la qualité des services;
  • Effectuer le suivi des rapports quotidiens, des demandes ponctuelles et des périodiques du contrat d'entretien ménager.

Gestion des fournisseurs :

  • Effectuer les bons de commande pour les factures diverses et des contrats;
  • S'assurer que les bons de commande et les factures soient conformes et faire parvenir au Service comptable pour paiement;
  • Effectuer les demandes d'ouverture de compte pour les nouveaux fournisseurs;
  • Coordonner les communications entre l'équipe de jour et l'équipe de soir en entretien ménager;
  • Compléter les audits de qualité pour le service d'entretien ménager;
  • Coordonner l'exécution de certains entretiens préventifs requis pour l'immeuble (ex. nettoyage de fenêtre, service anti parasitaire, installation de décors pour des présentoirs promotionnels, etc.);
  • Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat ou nécessitée par ses fonctions.

Connaissances et aptitudes requises

  • DEC en secrétariat, ou un équivalent;
  • 3 à 4 années d'expérience pertinente;
  • Excellent français et anglais parlé et écrit;
  • Entregent, dynamisme, organisation, autonomie;
  • Connaissance de logiciels Word et Excel;
  • Esprit d'équipe et désir marqué d'amélioration continue de la qualité.

SI CE DÉFI VOUS INTÉRESSE, FAITES-NOUS PARVENIR SANS TARDER VOTRE CURRICULUM VITAE!

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

Postuler maintenant !

Réseau d'emplois Jobs.ca

#