Adjoint exécutif

2 décembre 2019
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) exécutif(ve)
Montreal, QC

Description
Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s'associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 65 G$ CA d'actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements :  ivanhoecambridge.com.

Service : Bureau du CIIO

Type de poste : Salarié

Des défis à la hauteur de vos talents!
Le titulaire du poste secondera principalement le chef de l'investissement et de l'innovation et s'emploiera à coordonner son calendrier, ses rencontres, tant à l'interne qu'à l'externe, ses déplacements locaux et internationaux. Le chef de l'investissement et de l'innovation requiert les services d'un partenaire d'excellence qui sait comment transiger avec les membres de la direction dans un environnement au rythme accéléré, qui fait preuve d'un grand sens de l'organisation, qui sait collaborer avec les différentes équipes et capable de résoudre les problèmes avant qu'ils surviennent.  La personne secondera également le vice-président exécutif, Investissements, le vice-président principal, Innovation et le vice-président, Responsabilité sociale d'entreprise en plus de collaborer avec l'équipe de support administratif du bureau du Président. Les principales responsabilités incluront :

  • Assumer la prise en charge et la gestion complète des calendriers à savoir : planification, intégration des réunions officielles du calendrier corporatif et des comités externes, confirmation et gestion des espaces de rencontre et des participants pertinents, lunch et diner d'affaires, temps de déplacement et autres;
  • Coordonner tous les préparatifs de déplacement à l'échelle locale, nationale et internationale; (itinéraires, obtention des visas, avions, hôtels, confirmation de transfert, location de voiture, etc.);
  • Participer à la coordination d'évènements occasionnels (panels, conférences, etc.) pour les personnes supportées;
  • Répondre rapidement et avec tact aux différentes demandes des parties prenantes (nos équipes internes, nos actionnaires, nos partenaires etc.);
  • Gestion des appels et demandes de rencontres et accorder la priorité aux gens et aux situations qui requièrent une attention du chef de l'investissement et de l'innovation ou des autres personnes supportées. Traiter l'information confidentielle et de nature délicate avec la discrétion qui s'impose;
  • Effectuer les diverses tâches administratives reliées à la gestion interne et ce, en accord avec les processus établis (tel que les notes de frais, le suivi de la validation de la facturation, etc.);
  • S'assurer de faire des liens entre les différents dossiers traités par les membres de l'équipe et collaborer à la production et mise à jour de dossiers, de présentations, de tableaux et de rapports de différentes natures selon les besoins;
  • S'assurer d'obtenir les signatures requises dans le cadre des différents processus d'approbation requérant celles-ci;
  • Utiliser et favoriser l'utilisation des outils technologiques (Office 365, SharePoint et autres solutions) ainsi que les différentes bases de données disponibles chez IC afin d'obtenir les informations nécessaires à la gestion des différents dossiers;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.

Connaissances et aptitudes requises

  • DEC en secrétariat ou technique en bureautique;
  • Minimum de 5 ans ou 10 ans d'expérience en soutien administratif exécutif;
  • Bilinguisme parfait est requis. Habileté démontrée en communication verbale et écrite (français et anglais);
  • Maîtrises des logiciels suivants : Word, Excel, Outlook et Power Point;
  • Bonnes aptitudes interpersonnelles, tact et diplomatie;
  • Souci du détail, rigoureux et axé sur les résultats;
  • Capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément, à gérer son temps et à établir les priorités;
  • Grande capacité à travailler sous pression et de façon autonome;
  • Dynamisme, entregent, sens de l'organisation, autonomie, discrétion, flexibilité;
  • Esprit d'équipe et désir marqué pour être une personne ressource pour l'équipe.

SI CE DÉFI VOUS INTÉRESSE, FAITES-NOUS PARVENIR SANS TARDER VOTRE CURRICULUM VITAE!
Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

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