Cette offre d'emploi est expirée.

Adjoint(e), Allocations et analyse sociale

16 avril 2018
Industries Organisme sans but lucratif
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Secrétaire
Montreal, QC

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Relevant de la directrice adjointe du service, le/la titulaire exécute les tâches de secrétariat pour les professionnels qui lui sont assignés. À ce titre, assiste les professionnels dans leurs relations avec les bénévoles et les organismes. S'assure de la production des documents selon les normes graphiques, de qualité et d'efficience. Effectue la mise à jour des dossiers informatiques et physiques; transmet, lorsque requis, des informations aux bénévoles et au public. Contribue à la gestion du calendrier et des suivis à réaliser. La distribution et la supervision du travail sont faites par le ou les professionnel(s) concerné(s).

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

  • Exécute des tâches générales de secrétariat; effectue les entrées de données, les corrections, les recherches, les mises à jour des données concernant l'ensemble des activités du processus d'allocations. S'assure de la qualité et la fiabilité de l'entrée et de la mise à jour des données à saisir.
  • S'assure du respect des échéanciers concernant les différents livrables à produire dans le cadre du processus d'évaluation et d'allocation (rapports, recommandations, lettres aux organismes, etc.).
  • Effectue les travaux de transcription reliés à la préparation de dossiers, d'analyses, de rapports, de tableaux, de listes, de statistiques ou d'autres documents, et ce, à partir de notes manuscrites ou autres. Assure une mise en page convenable des documents et opère les logiciels Word, Excel et PowerPoint.
  • Assiste le professionnel dans ses relations avec les bénévoles, les organismes et le personnel de Centraide. Aide à préparer les rencontres ainsi que la documentation générale reliée aux différents dossiers; en assure le suivi tel qu'applicable.
  • Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques, reçoit les visiteurs, bénévoles ou autres, transmet les informations d'usage.
  • Tient à jour l'agenda électronique selon le mode de fonctionnement convenu avec les conseillers attitrés. Contribue à la gestion du calendrier et des suivis à réaliser.
  • Ouvre et distribue le courrier; classe et tient à jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe, etc.; enregistre tout rapport qui exige une réponse et rappelle aux personnes concernées leurs échéances.
  • Aide à la préparation et à la convocation de différents comités et réunions; prépare les salles de réunion ainsi que le matériel nécessaire. À l'occasion, est appelé(e) à assister aux réunions et rédiger les comptes rendus.
  • Produit et expédie divers rapports dans le cadre du processus d'allocations.
  • Fait les photocopies, l'assemblage et la distribution de différents documents; fait parvenir et/ou reçoit les messages au moyen d'un télécopieur et de la messagerie électronique, etc.

COMPÉTENCES REQUISES

SCOLARITÉ

  • Diplôme d'études collégiales en technique de bureau ou l'équivalent

EXPÉRIENCE

  • Deux (2) ans ou plus dans des fonctions de secrétariat

AUTRES

  • Excellente connaissance de la grammaire française
  • Grande habileté à planifier et à organiser le travail
  • Attentionné, avec le souci du travail bien fait (rigueur) et dans le respect des échéanciers
  • Attitude proactive, fait preuve d'initiative autant dans ses relations qu'en regard des mandats qui lui sont confiés
  • Capacité de communiquer avec tact, bienveillance et courtoisie
  • Capacité de travailler en équipe
  • Efficacité et capacité à s'adapter au changement
  • Très bonne connaissance des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.) et bonne habileté dans l'utilisation de divers outils informatiques (ex. bases de données).
  • Bonne connaissance de la langue anglaise

 

Les personnes intéressées à postuler pour cet emploi doivent présenter leur candidature par courriel au Service des ressources humaines au plus tard le 20 avril 2018.

Seules les personnes retenues recevront une réponse.

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