Adjoint(e) administratif(ve)

Type d’emploi : permanent et à temps plein

Date de début : dès que possible

Description de l’entreprise :

Groupe de course Octane se spécialise dans l’organisation d’événements de sport automobile d’envergure internationale, notamment le Formula 1 Grand Prix du Canada.

Description générale :

Le(la) candidat(e) jouera un rôle clé dans le soutien des activités administratives de l’entreprise ainsi que de la direction à laquelle vous serez rattaché(e). Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Cheffe de l’exploitation, Marque et stratégies, la Vice-Présidente, Finances, Ressources humaines et services corporatifs et la Vice-Présidente Ventes, Service à la clientèle et Cheffe des revenus.

Principales tâches et responsabilités :

• Assurer la coordination de rencontres et la gestion des courriels pour les exécutifs ;
• Organiser et assurer le soutien de diverses rencontres et comités de gouvernance ;
• Répondre de façon adéquate, polie et professionnelle aux appels entrants ;
• Acheminer les appels au bon département ;
• Accueillir les invités ;
• Soutien administratif (numérisation et classement de documents, gestion de la poste et messagerie,
• gestion des fournitures de bureau) ;
• Responsable de la logistique entourant les déplacements des exécutifs, de la direction et de tous les
• employés pour les voyages d’affaires ;
• Gestion des comptes de dépenses des exécutifs ;
• Gestion et suivi des demandes des dons ;
• Gestion des salles de conférence ;
• Faire la mise en page de divers documents (rapports, tableaux, présentations, formulaires, etc.) ;
• Effectuer des projets spéciaux et effectuer des recherches, recueillir des données ainsi que
• consolider les données dans des rapports; assurer la mise à jour des bases de données et effectuer
• les suivis ;
• Assister à diverses rencontres au besoin ;
• Autres tâches connexes.

Exigences :

• Minimum de 3 années d’expérience en tant qu’adjointe administrative ;
• Diplôme en administration ou domaine connexe ;
• Connaissance accrue de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ;
• Être parfaitement bilingue (français et anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Savoir gérer les priorités efficacement ;
• Faire preuve de flexibilité au niveau des heures de travail ;
• Faire preuve de discrétion.

Conditions de travail et rémunération :

• Rémunération selon l’échelle salariale de l’entreprise en regard des compétences et de l’expérience ;
• Banque de congés personnels et santé ;
• Vacances ;
• Assurances collectives ;
• Stationnement gratuit.

Horaire de travail

• Temps plein ;
• Horaire régulier en période hors événementielle et heures supplémentaires requises en période
• événementielle ;
• Télétravail selon la politique de l’entreprise.

Travailler chez Groupe de course Octane, c’est joindre une fière équipe d’employés voués à la recherche de l’excellence et guidés quotidiennement par l’innovation, l’écoresponsabilité et l’équité. Nos bureaux sont situés dans les paddocks du Circuit Gilles-Villeneuve au coeur du magnifique parc Jean-Drapeau. Vous travaillerez dans un environnement accueillant et stimulant !

Démarche : Veuillez faire parvenir votre candidature par courriel à **@********.**. Seules les candidatures retenues seront contactées.