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Voici une liste de postes similaires.

Adjoint(e) administratif(ve)

2 mars 2021
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Réceptionniste, Secrétaire
Montreal, QC

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s'associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 64 G$ CA au 31 décembre 2019. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

Service : Southgate Centre

Type de poste : Salarié

Des défis à la hauteur de vos talents!

La responsabilité première de ce poste consiste à fournir un soutien administratif au directeur général, au gestionnaire de propriété et au gestionnaire de l'exploitation, ainsi que d'assumer des tâches administratives au comptoir d'accueil du bureau.

Responsabilités spécifiques :

  • Recevoir, transmettre et prendre les messages de la part des appelants de façon professionnelle et courtoise. Assurer la liaison avec les locataires, répondre à leurs demandes et/ou transférer la demande à la bonne personne au sein de l'équipe; être le premier point de contact au bureau administratif – en personne, à la réception, comme au téléphone;
  • Assumer la responsabilité de la programmation des réunions et du suivi, de la rédaction des procès-verbaux et de l'organisation du système de classement;
  • Tenir l'inventaire des fournitures de bureau dans le cadre du budget annuel et coordonner les commandes de fournitures;
  • Assurer la liaison avec l'administrateur de comptes et lui fournir un soutien pour des tâches spécifiques impliquant l'administration des baux, la préparation des factures pour le codage, les comptes fournisseurs, etc.
  • Agir en tant que remplaçant pour l'administrateur de comptes pour les entrées des dépôts dans JDE;
  • Rassembler, suivre et conserver les certificats d'assurance pour la propriété;
  • Compléter les rapports de ventes mensuels dans JDE;
  • Effectuer la saisie de feuilles de temps pour la paie;
  • Fournir un soutien administratif pour les pratiques de durabilité immobilière et aider l'équipe de gestion selon les besoins;
  • Assumer la responsabilité du suivi et du compte-rendu d'achalandage du centre commercial; agir en tant que point de contact principal pour toute question concernant les compteurs d'achalandage et leur bon fonctionnement;
  • Assumer la responsabilité du maintien du système de classement relativement aux principaux entrepreneurs; du suivi et de la surveillance des polices d'assurance; du suivi des dossiers de la commission des accidents du travail (WCB) et du maintien des certificats de décharge, de la mise à jour et de la gestion de toutes les informations de contact; ainsi que de la mise à jour des manuels administratifs pour les commandes du centre commercial;
  • Mettre à jour et maintenir le guide d'information des locataires, le guide de gestion des crises et le manuel des locataires; fournir un soutien administratif à cet égard;
  • Tenir et gérer les coordonnées des locataires et les listes de distribution; envoyer des communications selon les besoins;
  • Maintenir le système de notifications de masse pour la propriété, s'assurer que les informations sont fiables et mises à jour régulièrement, planifier des tests de façon mensuelle et trimestrielle;
  • Gérer et distribuer les bons de travail pour les techniciens en bâtiment et assurer la maintenance du système Angus;
  • Soutenir les opérations à l'aide du système de comptage numérique en saisissant les données dans des feuilles de calcul et en tenant des dates/relevés corrects pour l'ouvertures/la fermeture des commerces des locataires;
  • Remplir et soumettre le rapport mensuel d'occupation de la propriété;
  • Aider au suivi, à la création et à l'exécution des baux d'entreposage;
  • Effectuer le suivi et la mise à jour régulière des restrictions et des exclusions s'appliquant aux locataires, telles qu'elles sont indiquées dans leur bail;
  • Coordonner l'ouverture et la fermeture des magasins pour les locataires permanents;
  • Assurer une bonne couverture de la réception pendant les heures d'ouverture;
  • Assumer d'autres tâches, notamment l'organisation et la supervision des événements des locataires et des événements de bureau; le maintien des horaires de vacances du personnel de bureau, ainsi que diverses autres tâches et fonctions désignées.

Connaissances et aptitudes requises

  • Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent;
  • De 2 à 4 ans d'expérience administrative;
  • Diplôme en administration ou certificat un atout;
  • Compétence élevée dans l'utilisation de la suite Microsoft Office, et niveau avancé dans l'utilisation de Word et Excel, niveau intermédiaire avec PowerPoint;
  • Excellentes aptitudes en communication, incluant l'écoute, la validation de l'information et la recherche du plus d'information possible par téléphone, courriel ou en personne;
  • Apte à déléguer et à travailler efficacement avec le personnel d'entretien, de sécurité et autres;
  • Doit être travailleur d'équipe, flexible et capable de s'adapter et de travailler sous pression dans un environnement en changement continu et au rythme rapide;
  • Doit être en mesure de prendre des initiatives et être autonome;
  • Excellentes habiletés interpersonnelles, organisationnelles et en communications;
  • Doit être fortement orienté vers le service à la clientèle;
  • Expérience de JDEdwards un atout;
  • Connaissance de JUICE et de TIPS (logiciels internes) un atout.

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

Vous avez tout à gagner!

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

L'engagement d'Ivanhoé Cambridge en matière de diversité et d'inclusion s'étend à l'ensemble de ses activités. Des accommodements sont offerts aux candidats qui en font la demande, et ce, à toutes les étapes du processus de sélection. Nous sommes fiers de créer un milieu de travail favorisant la réussite de tous nos employés. Veuillez nous informer de quelconques accommodements nécessaires afin d'assurer que vous ayez accès à un processus juste et équitable. Toute information reçue relativement aux accommodements sera traitée de façon confidentielle.

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