Adjoint(e) Administratif(ive) - Affaires corporatives

8 novembre 2019
Industries Tourisme, Voyage, Transport de passagers
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Secrétaire, Responsable de bureau
Montreal, QC

Sous la direction de la Secrétaire générale adjointe – Affaires corporatives, vous assurerez le soutien administratif en secrétariat pour les membres de l'équipe des Affaires corporatives, et au besoin à l'équipe d'Audit et gestion des risques.

Responsabilités principales

  • Prendre en charge l'agenda de la secrétaire générale adjointe ;
  • Agir comme personne-ressource pour le personnel en s'assurant d'avoir une connaissance des dossiers en cours ;
  • Rédiger la correspondance, les notes de service ou tout autre document selon les instructions du personnel ;
  • Effectuer le rappel des échéances liées aux dossiers relatifs aux demandes d'accès, aux dossiers des instances ou de l'audit et de la coordination de la gestion des risques ;
  •  Supporter le responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dans l'ouverture, le suivi et la gestion des dossiers ;
  • Assurer la préparation, la présentation et l'uniformisation de tout document (documents normatifs, sommaires décisionnels, notes de service, opinions, tableaux, etc.), en assurant le contrôle de la qualité des normes officielles du secrétariat général ;
  •  Prendre des notes et faire des résumés lors des rencontres d'équipe ou de la tenue d'ateliers ;
  • Préparer des documents, des tableaux sur Excel et des présentations sur PowerPoint ;
  • Prendre connaissance de tout document ou courrier destiné au personnel et le distribuer aux personnes concernées ;
  • Organiser les réunions et assurer la coordination des invitations ;
  • Répondre aux urgences téléphoniques et voir à la retransmission aux membres de l'équipe concernés ;
  • Ouvrir et fermer les dossiers et classer les documents selon les instructions du personnel et en considération du système général de classement ;
  • Effectuer la reproduction de documents pour le personnel ;
  • Créer et mettre à jour les outils de gestion particuliers aux instances (rappels, statut des dossiers, formation obligatoire, etc.) ;
  • Assurer le paiement des factures conformément aux procédures en place. Soumettre aux unités concernées les demandes d'approvisionnement, les attestations de paiement ou toute autre demande administrative dans SAP ;
  • Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités quotidiennes : matériel de bureau, formulaires, etc. 

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d'être effectuées par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou l'équivalent.

Expérience

Minimum de 6 années d'expérience pertinente, dont un minimum de 2 ans dans le domaine juridique.

Compétences et aptitudes

  • Posséder une connaissance approfondie de la suite Office (Word, Outlook, PowerPoint et Excel) ;
  • Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ;
  •  Avoir un grand souci pour les détails et faire preuve de beaucoup de rigueur ;
  • Faire preuve d'organisation, de débrouillardise et de discrétion ;
  • Avoir un bon esprit d'équipe et la capacité de prendre des initiatives ;
  • Avoir une connaissance de SAP est un atout ;
  • Avoir une connaissance de l'anglais est un aout.

​​​ Conditions de travail

Période d'emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit, 37,5 heures par semaine.

Lieu

Siège social, 700 De La Gauchetière Ouest, 26e étage, Montréal

Travailler chez exo, c'est évoluer dans une organisation :

  • Où tes réalisations contribuent de façon directe et tangible à préparer l'avenir du transport collectif ;
  • Où règne un esprit collégial : les avis de chacun sont entendus, les dirigeants sont accessibles, les dialogues authentiques sont encouragés, la prise de décision se fait en équipe ;
  • Où tes idées et ton audace sont valorisées ;
  • Où tu peux ajouter de nouvelles cordes à ton arc en te développant de façon transversale pour devenir un professionnel complet et accompli.

Ce défi vous intéresse ? Il suffit de nous faire parvenir votre candidature via la section Carrières de notre site Internet, au: https://exo.quebec/fr/a-propos/carrieres

Prenez note que le Réseau de transport métropolitain, aussi désigné sous le nom d'exo, applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite donc les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Dans le cas d'une personne handicapée, le Réseau de transport métropolitain est ouvert à apporter des modifications au poste de travail convoité dans les limites du possible.

Prenez aussi note que le masculin est utilisé de façon générique afin d'alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.

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