Adjoint(e) à la direction générale

16 mai 2019
Industries Droit
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve)
Montreal, QC

L'adjoint(e) de direction relève de la directrice générale et travaille en étroite collaboration avec celle-ci de même qu'avec la Présidente du Conseil d'administration. Il/Elle agit à titre d'intermédiaire auprès des administrateurs et des membres des divers comités.

Responsabilités spécifiques :

  • Assure la préparation de tous les documents et l'archivage efficaces des dossiers des réunions du Conseil d'administration, de l'Assemblée générale des membres et des différents comités de l'Association y compris la préparation et gestion des salles de réunions;
  • Gère l'agenda de la direction générale et de la Présidence (rendez-vous, réunions, événements, etc.);
  • Effectue le suivi et le traitement de la correspondance et des courriels de la direction générale et de la Présidence
  • S'assure du respect de tous les échéanciers relatifs à la direction générale et à la Présidence
  • Rédige et procède à la mise en page de lettres, de rapports et tout document requis par la direction générale;
  • Réserve les hôtels, billets d'avion, etc. pour les voyages et déplacements de la direction générale et la Présidence;
  • Est responsable de la gestion générale de bureau (relations avec les gestionnaires de l'édifice, fournisseurs de services, commandes de bureau et papeterie, gestion de la petite caisse, messagers, envois postaux, etc.);
  • Traite les factures et les chèques, et fait le suivi auprès de la firme comptable;
  • Coordonne la gestion des bureaux (équipements, locaux, etc.);
  • Gère les communications avec le bureau national de l'Association ainsi que la préparation des documents des réunions nationales, etc.;
  • Gère toute l'administration entourant les ressources humaines (feuilles de temps, assurances, vacances, journées de maladies et congés, etc.)
  • Reçois les appels relatifs à son service ainsi que les appels du service aux membres en l'absence de la personne attitrée à ce service, en plus d'assurer l'accueil des participants aux activités de façon ponctuelle;
  • Toutes autres tâches demandées par la direction générale.

Exigences du poste :

  • DEC en bureautique, secrétariat ou l'équivalent;
  • Au moins trois (3) ans d'expérience dans un poste similaire;
  • Maîtrise du français parlé et écrit;
  • Anglais intermédiaire;
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office et de la suite Adobe et facilité à apprendre de nouveaux logiciels;
  • Capacité à gérer les différentes priorités et à travailler sur plusieurs projets à la fois dans le respect des échéanciers;
  • Souci du détail, rigueur et sens de l'organisation;
  • Capacité à évoluer dans un environnement où le rythme de travail est rapide;
  • Faire preuve d'une grande autonomie, initiative et jugement;
  • Capacité à travailler avec une petite équipe;
  • Faire preuve d'initiative et de créativité;
  • Flexibilité et disponibilité.

Nous offrons :

  • Un environnement stimulant et dynamique;
  • Un poste permanent de 35 heures par semaine du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30;
  • Salaire à discuter selon l'expérience;
  • Quatre (4) semaines de vacances après une année de service continu;
  • Assurances collectives (dentaires, médicaments et oculaires) après la période probatoire;
  • Un horaire réduit en période estivale.

Date d'entrée en poste : dès maintenant*

Pour postuler, veuillez transmettre votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à Mme Charlotte R. Castilloux.

L'ABC-Québec est la Division du Québec de l'Association du Barreau canadien (ABC). L'ABC est la plus grande association de juristes au Canada. La Division du Québec représente quelque 2 200 avocats et avocates, juges, notaires, professeurs et professeures de droit, étudiants et étudiantes en droit des quatre coins de la province. En plus d'être un joueur de première ligne dans l'offre de formation continue, l'Association défend l'intérêt de ses membres par des actions visant tant des débats de principe importants que des questions d'actualité. 

*Veuillez noter que seules les personnes retenues dans le processus de sélection seront contactées.

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