Adjoint administratif

12 mars 2019
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Technicien(ne) en bureautique
Montreal, QC

Description

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s'associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs résidentiel, des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel et de la logistique. Ses actifs s'élevaient à plus de 65 G$ CA au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements: ivanhoecambridge.com.

Service : Place Ville Marie

Type de poste : Contrat (15 mois)

Des défis à la hauteur de vos talents!

Dans l'exécution de ses fonctions, le titulaire effectue différentes tâches reliées au poste d'adjointe, à l'administration générale du bureau et assure le suivi en rapport à la gestion des dossiers de son groupe, pour la directrice, Relations clients ainsi que l'administratrice, Relations clients. Les principales responsabilités incluent :

  • Effectuer le travail général de soutien administratif en respectant les procédures et standards en vigueur : rédaction de divers documents tels que rapports, correspondances, notes de service, avis aux locataires, contrats, procédures et présentations PowerPoint (français et anglais); traduction et révision de documents; traitement de soumissions, bons de commandes, factures et notes de frais; classement, photocopies, rapport de dépenses, etc.;
  • Gérer l'agenda, planifier les déplacements et organiser les rencontres de la directrice et de l'administratrice, Relations clients avec plusieurs intervenants à l'interne et à l'externe;
  • Agir en tant que personne-ressource en l'absence de la directrice et de l'administratrice, Relations clients afin de répondre aux demandes des locataires et/ou acheminer aux personnes ressources appropriées;
  • Organiser et produire les procès-verbaux de différents comités ou réunions (français/anglais);
  • Préparer et envoyer les communiqués adressés aux locataires concernant les congés, réparations ou activités dans l'immeuble;
  • Préparer les soumissions aux locataires, préparer des bons de commande et en faire le suivi, ainsi que codifier les factures du service;
  • Supporter l'équipe et mettre à jour la base de données des locataires sur le répertoire électronique et produire les différentes listes des locataires (contacts administratifs, contacts dirigeants et contacts des locataires bureaux et commerces);
  • Faire le suivi des plaintes et commentaires des locataires transmis par le Centre de services aux locataires ;
  • Mettre à jour différentes bases de données, répertoires, organigrammes, rapports, tableaux de suivis ou autres documents de référence;
  • Préparer et coordonner les mandats de construction et assurer le suivi des approbations, la distribution et le classement;
  • Coordonner la préparation du dossier des divers certifications telles que LEED, BOMA Best, etc., être le point de contact avec le fournisseur et suivre les dates butoirs;
  • S'assurer du respect des systèmes de classement et des procédures associées, tant informatique que physique, et faire le suivi des accès aux répertoires informatiques;
  • Remplacer à la réception lorsque nécessaire;
  • Préparer les feuilles de temps et mettre à jour l'horaires de vacances pour les membres de l'équipe;
  • Coordonner les invitations destinées aux locataires et organiser les événements locataires de façon ponctuelle;
  • Organiser des événements pour les employés de Place Ville Marie et les fournisseurs (ex : les fêtes de fin d'année);
  • Coordonner les systèmes informatiques et téléphoniques, le contrôle de l'accès au bureau, etc.;
  • Veiller à la saine gestion des espaces communs du bureau (salle des imprimantes/photocopieurs et papeterie);
  • Contrôler la petite caisse ainsi que les achats de fournitures de bureau ou destinés à des événements;
  • Concilier les ventes et effectuer l'inventaire des cartes-cadeaux;
  • Supporter la superviseure, Service à la clientèle pour les agents en son absence et remplacer au kiosque d'informations de la galerie commerciale lors d'événements spéciaux;
  • Préparer les feuilles de temps dans J.D.E pour les membres de son unité;
  • Faire la mise à jour régulière des horaires de vacances des membres de son unité;
  • Au besoin, agir à titre d'ambassadrice de la campagne Centraide;
  • Gérer la boîte courriel Relations clients;
  • Effectuer toutes autres tâches requises à ses fonctions.

Connaissances et aptitudes requises

  • Diplôme d'études collégiales en technique de bureautique et un minimum de 5 années d'expérience pertinente en secrétariat;
  • Excellent français et anglais (parlé et écrit) et capacité à traduire des documents dans les deux langues;
  • Maîtrise de la suite Office (nécessaire), Visio et JDE (un atout);
  • Bonne aptitude à établir des priorités changeantes et désir marqué de travailler dans un contexte en constante évolution;
  • Capacité à gérer des tâches multiples, à travailler de manière autonome et sous pression;
  • Capacité à travailler de façon efficace et efficiente au sein d'une équipe ;
  • Diplomatie, rigueur, dynamisme, sens de l'organisation prouvé et sens aigu de la confidentialité.

SI CE DÉFI VOUS INTÉRESSE, FAITES-NOUS PARVENIR SANS TARDER VOTRE CURRICULUM VITAE!

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

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