Adjoint administratif

4 février 2019
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Opérateur(trice) traitement de texte, Rédaction - Correction - Traduction, Administratif, Clérical
Montreal, QC

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s'associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs résidentiel, des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel et de la logistique. Ses actifs s'élevaient à plus de 60 G$ CA au 30 juin 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements: ivanhoecambridge.com.

Service : Maison Manuvie

Type de poste : Contrat (14 mois)

Des défis à la hauteur de vos talents!

Relevant de l'administrateur immobilier, Relations clients, à la Maison Manuvie, la personne assure le soutien administratif pour l'administrateur et les autres membres de l'équipe :

  • Effectuer le travail général de soutien administratif : rédaction de divers documents tels que rapports, notes de service, contrats et présentations; correspondance, classement, photocopies, rapport de dépenses, gestion d'agenda, etc.;
  • Préparer la correspondance aux locataires et fournisseurs et autres intervenants selon les procédures et standards établis par la compagnie, et en contrôler la qualité en termes de présentation et d'exactitude;
  • Agir à titre de personne ressource pour la révision de documents à traduire (français, anglais);
  • Agir en tant que personne-ressource en l'absence de l'administrateur immobilier afin de répondre aux demandes des locataires et/ou acheminer aux personnes ressources désignées;
  • Coordonner la gestion des plaintes des clients;
  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques destinés à l'administration;
  • Recevoir et répondre aux personnes qui se présentent au bureau d'administration;
  • Assurer le cheminement des dossiers et voir à l'obtention des signatures requises tout en s'assurant que son supérieur ou membres de l'équipe aient pris connaissance des documents au préalable;
  • Préparer et vérifier les dossiers pour signature et effectuer le suivi de tous les documents de location : offres, baux, renouvellement, etc. et compléter les demandes de rédaction des documents;
  • Tenir à jour un répertoire des relations d'affaires et assurer la coordination des relations avec les partenaires;
  • Mettre à jour les différentes politiques et procédures de l'immeuble et le site web;
  • Préparer des bons de commande et en faire le suivi, ainsi que codifier les factures du service;
  • S'assurer du respect des systèmes de classement du service, tant informatique que physique, et faire le suivi des accès aux répertoires informatiques;
  • Numériser et tenir à jour la liste des contrats de service de l'immeuble;
  • Obtenir les certificats d'assurances valides des locataires et des fournisseurs;
  • Planifier, organiser et faire le suivi des différents comités de gérance et réunions et produire les procès-verbaux ou compte-rendu;
  • Responsable du contrôle de la petite caisse de la gestion;
  • Planifier et coordonner l'inventaire de la papeterie;
  • Assurer les suivis pour respect des échéances des différents rapports;
  • Préparer les comptes de dépenses, les feuilles de temps dans J.D.E pour les membres de l'équipe;
  • Préparer les horaires de vacances et en faire la mise à jour;
  • Effectuer des tournées d'inspection d'entretien ménager;
  • Effectuer toutes autres tâches requises à ses fonctions.

Connaissances et aptitudes requises

  • Diplôme d'études collégiales en technique de bureautique et un minimum de 3 à 5 années d'expérience pertinente en secrétariat;
  • Compétences dans l'utilisation de la suite MS Office;
  • Habiletés avec les outils multimédias;
  • Excellentes aptitudes en communication et en rédaction;
  • Capacité à traduire des documents dans les deux langues;
  • Capacité à gérer des tâches multiples, à travailler de manière autonome et sous pression;
  • Grandes aptitudes pour les relations interpersonnelles;
  • Sens poussé des priorités, de l'organisation et bonnes aptitudes pour le travail d'équipe;
  • Bilingue (oral et écrit).

SI CE DÉFI VOUS INTÉRESSE, FAITES-NOUS PARVENIR SANS TARDER VOTRE CURRICULUM VITAE!

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

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