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Adjoint administratif, Services techniques (Contrat de 12 mois)

4 juin 2020
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Administratif, Clérical
Montreal, QC

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s'associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 64 G$ CA au 31 décembre 2019. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

Service : Place Ville Marie

Type de poste : Contrat de 12 mois

Des défis à la hauteur de vos talents!

Dans l'exécution de ses fonctions, le ou la titulaire effectue différentes tâches reliées à la gestion des dossiers des services techniques, à la clientèle, à la sécurité, à l'entretien et des services de l'approvisionnement et répartition.

Principales responsabilités : 

Travail de suivi de bons de commande et facturation

  • Assurer la création des bons de commande dans le système JDE. Assurer la codification comptable, les éléments administratifs nécessaires à l'achat et le suivi des procédures;
  • Analyser mensuellement le rapport des bons de commande, rencontrer les gestionnaires pour effectuer des suivis, analyser les dépenses en attentes et faire la mise à jour;
  • Compléter et transmettre mensuellement un tableau des écarts budgétaires à la comptabilité;
  • S'assurer que les bons de commande et factures des fournisseurs soient conformes aux conditions de paiement et acheminer quotidiennement les documents nécessaires pour paiement;
  • Assurer un suivi de la facturation mensuelle de certains services d'entretien rechargeables aux locataires;
  • Traiter la facturation fournisseurs à travers le système informatique Basware;
  • Préparer les soumissions à être adressées aux locataires et remettre au service Relation clients;
  • Assister les gestionnaires dans la préparation et le maintien des budgets; maintenir le portrait exact des dépenses budgétaires ventilées par postes comptables.

Travail administratif

  • Effectuer le traitement de la paye des employés;
  • Effectuer le service général de secrétariat (rédaction de documents, de lettres, avis et notes internes, procès-verbaux de réunion de service);
  • Élaborer et mettre à jour les procédures et processus du département;
  • Être responsable du système de classement et de son arborescence;
  • Tenir à jour les listes internes des contacts d'urgence des fournisseurs, des horaires de travail, des calendriers de vacances;
  • Assurer la création et de la codification des formulaires au département des services techniques;
  • Tenir à jour l'inventaire de la fourniture de bureau, gestion des contrats des équipements bureautiques;
  • En collaboration avec le service Relations-Clients, tenir à jour le tableau des propositions de service aux locataires jusqu'à leur fermeture;
  • Tenir à jour quotidiennement le calendrier des « Impacts locataires » afin de fournir l'information précise des activités qui ont un impact majeur sur les locataires. En collaboration avec les gestionnaires, faire le suivi des « Info-Projets » et « Info-Travaux » et créer des outils de communication donnant l'information nécessaire sur les activités;
  • Mettre à jour l'affichage des indicateurs clé de performance du département;
  • Synthétiser la liste des travaux en cours et rencontrer les responsables pour mettre à jour leur statut;
  • Être le support temporaire au technicien en approvisionnement lors des congés et absences;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.

Connaissances et aptitudes requises

  • DEC en techniques administratives un atout;
  • Très bonne connaissance comptable;
  • 3 à 5 ans d'expérience pertinente;
  • Esprit d'équipe et désir marqué d'amélioration continue de la qualité;
  • Souci constant du service à la clientèle, entregent, dynamisme, autonomie;
  • Très bon sens de l'organisation;
  • Bilinguisme (français et anglais);
  • Maîtrise du logiciel Microsoft Excel;
  • Connaissance en gestion de bâtiment.

SI CE DÉFI VOUS INTÉRESSE, FAITES-NOUS PARVENIR SANS TARDER VOTRE CURRICULUM VITAE!

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

* L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin d'alléger la lecture du texte et n'a aucune intention discriminatoire.

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