Adjoint(e) exécutif(ve)

12 février 2019
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Commis de bureau, Secrétaire, Secrétaire-réceptionniste, Technicien(ne) en bureautique, Responsable de bureau
Longueuil, QC

Entreprise : Immofacile (Gestion Matvic inc.)

Supérieur immédiat : président

Date de début : à déterminer

Statut : permanent

Horaire de travail : 40 h par semaine (8h30-17h00)

Description de l'Entreprise

Immofacile est d'abord un site web regroupant des vidéos et des informations à l'attention d'investisseurs immobiliers. En plus de cette plateforme informative, l'Entreprise offre des formations, conférences et séminaires, puis organise des soirées mensuelles s'adressant à l'ensemble des personnes intéressées par l'investissement immobilier.

L'Entreprise se donne comme mission principale d'aider les investisseurs immobiliers d'atteindre leurs objectifs d'investissement avec succès.

Immofacile représente le fruit du travail acharné d'une équipe de professionnels dynamiques qui ont un grand souci pour le service à la clientèle. L'entraide, le travail d'équipe et l'intégrité des employés ont fait d'Immofacile la plus grande entreprise en formation d'investisseurs au Québec. Actuellement, plus de 30 000 membres suivent cette entreprise innovatrice.

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Aperçu du poste

L'Entreprise est à la recherche d'un adjoint exécutif proactif et énergique qui apportera un soutien quotidien au président et assurera le bon fonctionnement du bureau. Le titulaire effectuera les tâches administratives afin de répondre aux besoins opérationnels de l'Entreprise et de supporter l'équipe dans la croissance importante prévue. Si vous êtes une personne particulièrement organisée, qui mise sur la collaboration pour mener à bien son travail et qui est enthousiaste à offrir un service à la clientèle hors pair, ce poste est pour vous!

Description du poste

Support au président

  • Gérer les appels, les courriels et l'agenda du président;
  • Effectuer la saisie de texte et la préparation de documents divers (procès-verbaux, formulaires, contrats, offres de services, etc.);
  • Collaborer dans la préparation des webinaires hebdomadaires;
  • Préparer les rencontres de la direction (ordre du jour, préparation de la salle);
  • Gérer la documentation liée au courtage immobilier (permis);
  • Procéder à la réservation d'hôtels, de voyages, de restaurants et rendez-vous personnels du président;
  • Assister dans la gestion des immeubles (suivi des demandes des différentes parties impliquées - locataires, fournisseurs de services, etc.).

Coordination administrative

  • Accueillir les clients avec enthousiasme ;
  • Faire la gestion de la salle (réservations, coordination)?;
  • Gérer le courrier interne et externe, l'inventaire des livres et la salle de photocopie en assurant un système de classement efficace du matériel de bureau?;
  • Assurer le suivi lors d'un bris ou d'un problème technique survenant au bureau en contactant les fournisseurs concernés?;
  • Gérer l'entretien des bureaux?;
  • Soutenir l'équipe pour toute demande administrative?;
  • Élaborer les procédures administratives et assurer l'amélioration continue des processus et systèmes opérationnels?;
  • Assurer l'entretien de la voiture de l'entreprise (planification des rendez-vous).

Compétences-clés

  • Excellentes capacités interpersonnelles et de communication;
  • Haut niveau de jugement et d'autonomie;
  • Haut niveau d'intégrité professionnelle;
  • Détenir un sens de l'initiative et être méthodique;
  • Excellent service à la clientèle;
  • Gérer plusieurs demandes et prioriser en conséquence;
  • Accomplir les tâches administratives avec efficacité et attention aux détails.

Qualifications requises

  • DEP en secrétariat ou toute autre expérience pertinente;
  • Expérience : 3 à 5 ans dans un rôle similaire;
  • Expérience de travail dans le domaine de l'immobilier (un atout);
  • Excellente maîtrise du français (écrit et parlé);
  • Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint).

Tous les candidats qui souhaitent relever ce défi sont priés de postuler à ***********@********.ca

En tant que partenaire de recrutement de l'entreprise, Groupe-conseil Solertia communiquera uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue. Nous vous prions de ne pas contacter directement l'entreprise si vous avez des questions.

Le masculin est utilisé pour alléger le texte et partout où le contexte l'exige, il comprend aussi le féminin.

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