Agent de bureau, Centre d'affaires

8 novembre 2019
Industries Banques, Assurances, Services financiers
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Commis de bureau
Laval, QC

Effectuer des attributions de niveau administratif dans le cadre de la gestion et du suivi des demandes de financement et autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau.

Responsabilités principales :

Interventions financières

  • Recueillir, colliger et saisir diverses informations nécessaires à la préparation des documents relatifs aux dossiers traités par les professionnels.
  • Lors de la réception d'une demande, vérifier si toutes les pièces requises ont été produites, s'assurer de l'exactitude des données, transmettre les lettres d'accusé réception d'une demande aux personnes concernées et, s'il y a lieu, recueillir les informations et les documents manquants en effectuant les recherches nécessaires.
  • Responsable d'effectuer des demandes d'information quant au rapport de crédit Equifax, les plumitifs civils et criminels, registres fonciers et RDPRM, etc.
  • Assurer le suivi des dossiers sur les éléments suivants :  communiquer avec les entreprises pour obtenir les documents nécessaires au suivi adéquat des dossiers de la direction;  faire les mises à jour des dossiers informatisés en apportant des corrections mineures en fonction des changements indiqués ou communiquer avec les personnes concernées.
  • Responsable de rédiger les documents légaux finaux (lettre d'offre, convention de cautionnement, lettre de changement, etc.).
  • Responsable de rédiger les documents nécessaires à la prise de sûreté.
  • Responsable de la saisie exacte des soldes bancaires préalable à la facturation des honoraires de garantie. 

Administratif

  • Compléter, au besoin, divers formulaires, rapports d'analyse, tableaux, notes de service ou toutes autres formes de lettres.
  • Traiter la correspondance et coordonner la réception et la distribution de tous les documents pour signatures (s'il y a lieu).
  • Tenir à jour différents registres, systèmes de classement, numérisation ou archivage.
  • Peut être appelé au besoin à gérer l'agenda du directeur régional en planifiant les rencontres, en évaluant l'importance et la priorité des demandes reçues, en sensibilisant le directeur régional aux urgences à régler et en réglant les problèmes soumis à son attention.
  • Assurer les activités de secrétariat et de nature administrative telles que réaliser des requêtes ou des recherches informatiques dans SYGIC, monter des présentations sur PowerPoint, préparer des tableaux sur Excel, préparer les lettres, notes de service, accusés de réception, comptes rendus.
  • Organiser les déplacements en effectuant les réservations requises. Appuyer l'équipe dans l'organisation d'événements, les convocations, les réservations et confirmations de présence à des réunions ou autres activités.
  • Responsable de la mise à jour des outils de gestion visuel en faisant l'extraction de données et en s'assurant de la transmission d'informations spécifiques à l'équipe.
  • Responsable de générer et transmettre les rapports hebdomadaires et mensuels (suivi et contrôle opérationnel).
  • Remplir, à partir d'informations reçues, des registres, des formulaires, des rapports ou des documents relatifs, notamment à des autorisations d'actes administratifs et de déplacement conformément aux directives en vigueur et en assurer le suivi.

Communication

  • Assurer les communications avec la clientèle, nouvelle ou existante et fournir les informations demandées verbalement ou en transmettant la documentation pertinente au demandeur.
  • Recevoir les appels téléphoniques et courriels, identifier leurs besoins et diriger les appels.
  • Responsable d'assurer le suivi des demandes provenant du service d'accueil et d'information (SAI) et les demandes d'immigrants investisseurs et s'assurer de respecter le standard de qualité requis.
  • Peut être appelé à collaborer avec le directeur régional ou le directeur régional adjoint à la gestion du flux de travail.   

Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications spécifiques requises :

  • Détenir un diplôme d'études secondaires auquel s'ajoute un programme de formation d'une durée d'au moins 1 an ou l'équivalent.
  • Posséder trois (3) années d'expérience dans le domaine du secrétariat, dont une (1) année en financement.
  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  • Posséder une connaissance fonctionnelle de l'anglais.
  • Excellente maîtrise de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). 

Profil général recherché :

Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau ou démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :

  • Respecter l'éthique et les valeurs de la Société.
  • Être orienté vers le client.
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues.
  • Faire preuve d'autonomie.
  • Savoir gérer son temps.
  • Grand sens de l'organisation.
  • Savoir s'adapter.
  • Agir de manière responsable.

Conditions de travail particulières :

Disponibilité à travailler en dehors des heures normales de travail.

Conditions de travail :

Gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

Particularités :

Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières: www.investquebec.com.

Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.

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