Cette offre d'emploi est expirée.

Adjoint (e) exécutif (ve)

22 janvier 2018
Industries Comptabilité, Vérification
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve), Secrétaire, Responsable de bureau
Kuujjuaq, QC

À propos de l'Office municipal d'habitation Kativik

L'Office municipal d'habitation Kativik (OMHK) a été créé en 1999 à la suite d'une demande de l'Administration régionale Kativik (ARK). Avec ses 170 employés, il a pour mandat de gérer et de maintenir les logements sociaux des villages nordiques de la région Kativik. Au cours des 15 dernières années, il a constitué un parc de plus de 3 500 logements répartis dans les 14 villages du Nunavik tout en gérant, de manière efficiente un budget de 150 M$. L'OMHK est géré par un Conseil d'administration qui est composé de sept membres dont trois sont choisis par le conseil régional de l'ARK, deux par les locataires de l'OMHK et deux par le ministre des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire.

L'OMHK offre un programme favorisant l'accession à la propriété dans la région de Kativik qui permet aux familles inuites de bénéficier d'une subvention du gouvernement du Québec correspondant à 75 % du coût de construction d'une nouvelle maison. L'Office propose également un programme favorisant la rénovation résidentielle et le programme Pivallianiq. L'OMHK demeure profondément engagé dans le Grand Nord du Québec, notamment envers l'embellissement des milieux de vie de ses locataires et l'amélioration de la situation du logement social au Nunavik.

Employeur de choix au Nunavik, l'OMHK offre des conditions de travail compétitives à ses employés. Il donne à ces derniers l'occasion de recevoir de la formation afin d'améliorer leurs compétences et d'accroître leur valeur auprès de l'organisation.

Principales tâches et responsabilités

Sous la responsabilité de la directrice générale, l'adjoint(e) exécutif(ve) est chargé(e) de diriger et de coordonner le fonctionnement quotidien du bureau de la direction. A ce titre, il/elle fournit une assistance administrative confidentielle à la direction et aux autres services et assure une communication efficace entre tous les contacts internes et externes. Il/elle s'appuie sur son expertise afin de mettre en place des pratiques exemplaires pour le fonctionnement du bureau incluant, mais sans s'y limiter, l'administration, la coordination, la rédaction et la gestion documentaire.

  • Assumer toutes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la direction ;

  • Effectuer la mise à jour et le suivi constant de l'agenda notamment la prise de rendez-vous ;

  • Identifier et faire le suivi des priorités ;

  • Préparer les dossiers et assurer les suivis requis ;

  • Recevoir et acheminer les communications (courriels, téléphones, demandes de renseignements, etc.) ;

  • Rédiger et réviser des documents (courriels, lettres, mémos, ordres du jour, rapports, etc.) ;

  • Organiser et coordonner les voyages et déplacements de la direction et des membres du Conseil ;

  • Effectuer le classement et l'archivage ;

  • Répondre aux questions émanant des services et départements et comprendre les priorités afin de bien répondre aux demandes d'organisation de tout évènment (réunions, assemblées, comités etc.) ;

  • Organiser la logistique des réunions et en assurer la coordination ;

  • Saisir, transcrire et assurer la distribution des procès-verbaux de réunion ;

  • Recueillir l'information nécessaire (provenant de plusieurs sources) à la préparation de rapports et présentations, y compris des graphiques et assurer la mise en forme, la vérification et l'édition selon les besoins de ces documents ;

  • Assumer toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de la direction.

Profil recherché

Formation

  • Un diplôme d'études collégiales en administration ou dans une autre discipline connexe ;

  • Un diplôme universitaire en administration serait considéré comme un atout.

 Expérience

  • Expérience de huit (8) à dix (10) années dans un poste similaire dans une moyenne ou grande organisation ;

  • Expérience démontrée en gestion de bureau, en planification, gestion administrative et soutien à la haute direction. Toute expérience de travail au sein d'un office municipal ou régional d'habitation sera considérée comme un atout majeur.

Exigences

  • Capacité éprouvée à respecter des délais serrés, à gérer des projets complexes, des conflits de priorités multiples ;

  • Faire preuve de professionnalisme, de discrétion, de tact et de diplomatie ;

  • Faire preuve de souplesse, savoir faire face aux situations stressantes et posséder une bonne tolérance à l'ambiguïté ;

  • Démontrer du jugement, de l'intégrité et une habileté à prendre des décisions ;

  • Être fortement axé sur les résultats ;

  • Avoir un bon sens de l'organisation ;

  • Posséder d'excellentes capacités de communication écrite et verbale ;

  • Posséder d'excellentes aptitudes à établir des relations interpersonnelles et notamment la capacité à travailler en collaboration harmonieuse dans un environnement d'équipe ;

  • Posséder une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), PeopleSoft, et d'autres compétences techniques et d'utilisation d'internet pouvant être exploitées pour la recherche ;

  • Être bilingue - le titulaire doit parler, écrire, correspondre couramment deux des trois langues de la région (inuktitut, français et anglais).

Compétences / aptitudes

  • Avoir une grand orientation vers l'action, les résultats et la rencontre des objectifs ;

  • Faire preuve de rigueur et être minutieux ;

  • Excellentes habiletés rédactionnelles et capacités d'analyse et de synthèse ;

  • Sens pratique, dynamisme et engagement ;

  • Sens poussé du service à la clientèle ;

  • Autonomie et grande maturité professionnelle ;

  • Capacité rapide d'adaptation ;

  • Bon sens du jugement lors de la prise de décisions ;

  • Aptitude à travailler sous pression sur divers projets tout en gérant simultanément plusieurs priorités.

Pourquoi se joindre à l'OMHK

  • Intégrer une entreprise dynamique ayant une mission sociale très importante.

  • Évoluer dans un environnement multiculturel enrichissant et partager un bel esprit collaboratif.

L'OMHK offre un salaire concurrentiel et des conditions de travail intéressantes, comme des avantages liés au déménagement et au coût de la vie, une allocation de voyage annuelle, une allocation alimentaire, une assurance collective et un REER.

Personne-ressource chez Raymond Chabot Ressources Humaines inc.

Lyne Barbeau
Directrice, Recrutement de cadres
514 393-4701
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