Cette offre d'emploi est expirée.

Secrétaire-réceptionniste au Centre de formation professionnelle de GATINEAU

18 septembre 2017
Catégories Réceptionniste, Secrétaire, Secrétaire-réceptionniste
Gatineau, QC

Le Barreau du Québec cherche à combler un poste permanent administratif non syndiqué de secrétaire-réceptionniste au Centre de formation professionnelle de Gatineau.

DESCRIPTION SOMMAIRE

Relevant du directeur du centre de Gatineau, le secrétaire-réceptionniste reçoit les appels téléphoniques, participe au processus d'admission et d'inscription des étudiants, effectue certaines tâches administratives et remet aux étudiants divers documents. Il assure le suivi des présences aux ateliers et aux activités de formation.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Tâches administratives :

  • Reçoit et achemine les appels téléphoniques;
  • Effectue différents travaux sur ordinateur et prépare ainsi que maintient à jour différentes listes en usage au centre;
  • S'assure de l'approvisionnement en papier des équipements suivants : télécopieurs, imprimantes et photocopieur;
  • Élabore les grilles de rendez-vous pour les étudiants lors des évaluations formatives et la consultation des évaluations;
  • Fait la préparation et l'impression des cahiers d'évaluation, s'assure de la préparation matérielle des salles d'examen et fait la surveillance des examens ainsi que le suivi des présences, la cueillette des évaluations et l'expédition pour correction;
  • Prépare les séances de consultation par les étudiants de leur cahier d'examen (documentation) et en assure la surveillance;      

Service aux étudiants :

  • Répond aux demandes d'information faites par téléphone, en personne ou par courriel;
  • Effectue un suivi des demandes d'admission et ouvre un dossier pour chaque nouvelle demande;
  • Participe à l'inscription officielle des étudiants et reçoit, selon les politiques établies, toute autre demande d'inscription;
  • Traite les demandes de relevés de notes, d'attestations d'études et de changements d'adresse;
  • Reçoit les paiements aux diverses inscriptions et émet les reçus;

Atelier thématiques et pratiques et activités de formation :

  • Assure le suivi des ateliers thématiques et pratiques et des activités de formation (organisation matérielle et informatique des locaux, suivis des présences et des absences, changements d'ateliers, remise de documentations, etc.)
  • Prépare et remet aux étudiants, pour chaque session, la documentation ainsi que divers documents et annexes de cours, selon la politique;
  • Prépare et met à la disposition des professeurs les annexes de cours et autres documents en suivant le calendrier scolaire;
  • Prépare les questionnaires d'évaluation des professeurs et des étudiants et en assure le suivi;
  • Effectue toute autre tâche demandée par le supérieur immédiat.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation :

Diplôme d'études secondaires avec une année de spécialisation.

Expérience :

Deux(2) années d'expérience pertinente dans un emploi similaire.

Habiletés :

  • Savoir gérer son temps et les priorités;

  • Être orienté vers les clients;

  • Être doué pour la communication interpersonnelle;

  • Faire preuve de rigueur;

  • Capacité à travailler en équipe;

  • Excellente maîtrise du français parlé et écrit;

  • Connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé;

  • Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft office.

Horaire de travail :

33 , 45 heures / semaine

Lieu de travail :

Centre de formation professionnelle de Gatineau situé au Pavillon Alexandre Taché de l'Université du Québec en Outaouais.

Date d'entrée en poste :

Le plus tôt possible.

 

Veuillez soumettre votre candidature pour le concours ANS-49, au plus tard le 30 septembre 2017, à l'adresse suivante: ******************@*******.qc.ca

 

Le genre masculin est utilisé par souci d'allègement du texte. On doit l'interpréter dans son sens générique, à moins d'indication contraire.

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