Adjointe administrative ou adjoint administratif, École d'administration des affaires, Faculté de gestion

On demande

Poste à temps plein

Fonctions

Sous la direction du gestionnaire des opérations de la Faculté de gestion, la ou le titulaire de ce poste doit exécuter ce qui suit :

• Apporter du soutien complet et des services administratifs au directeur et aux coordonnateurs de programmes de l'École, ainsi qu'au corps professoral, au personnel de recherche et administratif et aux étudiants;
• Fournir du soutien administratif confidentiel complet à l'École;
• Organiser et suivre la charge d'enseignement du corps professoral et les affectations de salles de classe et ressources, évaluer l'allocation des ressources (p. ex., si les inscriptions à un cours dépassent la capacité de la salle de classe, trouver une autre salle), suivre l'allocation des ressources et des cours du corps professoral, et recommander des solutions au directeur;
• Être le point d'information de l'École, en apportant du soutien et des conseils (p. ex., pour remplir des formulaires) à la population étudiante du BBA du BAA et de la MBA, au corps professoral et à d'autres personnes associées à l'École;
• Fournir du soutien administratif confidentiel complet à l'École;
• Administrer le programme d'enseignement tout au long de l'année universitaire, depuis le suivi et la mise à jour des cours et l'offre de programmes dans l'intranet de l'École jusqu'à la remise des notes en passant par la préparation des examens;
• Apporter de l'aide pour la préparation et la mise à jour des formulaires annuels de demande de financement d'auxiliaires à l'enseignement;
• Apporter de l'aide pour la programmation/mise à jour des calendriers des offres de cours et des charges de travail, préparer les fichiers Excel de dotation en personnel à soumettre au bureau du doyen;
• S'assurer que les responsabilités de l'unité sont respectées dans l'attribution des surcharges et des contrats de chargés de cours tout en se conformant aux exigences de la convention collective, et suivre le processus pour s'assurer que tous les cours sont attribués;
• Assister les coordonnateurs de programmes dans l'administration des opérations et des programmes d'enseignement;
• Mettre à jour et assurer l'exactitude des pages de renvoi de l'École sur le site Web de l'Université;
• Apporter de l'assistance pour l'administration de divers projets, entre autres, les comités de programme d'études et les comités d'études supérieures;
• Aider à tenir des listes de contacts et des groupes de courrier électronique pour les étudiants;
• Participer à la préparation et à la distribution des ordres du jour. Enregistrer et préparer les procès-verbaux des réunions départementales pour distribution électronique;
• Participer aux activités de recrutement et de persévérance dans les programmes, y compris la liaison avec des écoles secondaires, en consultation avec Liaison;
• Surveiller un compte de courrier électronique de l'Université et la page personnelle de LUNET (tenir, protéger et contrôler l'accès);
• Exécuter toutes autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences

• Deux années d'études postsecondaires en administration de bureau;
• De trois à cinq années d'expérience d'adjointe administrative ou adjoint administratif;
• Connaissances avancées de logiciels informatiques (Google Suite, GroupWise, Datatel, Word, Excel, Access, PowerPoint, MS Project);
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en relations interpersonnelles, en relations publiques, en administration et en établissement de budget;
• Capacité de travailler dans un environnement au rythme rapide;
• Capacité d'accomplir plusieurs tâches à la fois et d'établir les priorités;
• Capacité de déterminer les renseignements, les documents et les ressources requis pour exécuter les tâches en faisant attention aux détails;
• Motivation et capacité de s'adapter à un environnement changeant et diversifié;
• Maturité et professionnalisme et capacité de faire preuve de discrétion et de préserver la confidentialité;
• Capacité de travailler aisément (oralement et par écrit) dans les deux langues officielles, anglais et français, obligatoire.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L1122-03

Traitement : 28,39 $ - 32,55 $ de l'heure

Concours se termine :