Adjoint administratif principal

10 juillet 2019
Industries Administrations publiques
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve)
Ottawa, ON

Secteur: Opérations clients

Désignation linguistique: Bilingue

Niveaux de compétence linguistique (Lire/écrire/parler): CBC

Échelle de traitement: $47132.54 à $58915.68

Type de poste: Permanent à plein temps

Nous ne sommes pas un organisme gouvernemental comme les autres.
La raison d’être de la Société canadienne d’hypothèques et de logement se résume ainsi : rendre le logement abordable pour tous au Canada. Nous mobilisons le savoir-faire et l’énergie des gouvernements, des organisations sans but lucratif, des prêteurs, des promoteurs, des entrepreneurs sociaux et des coopératives pour façonner l’avenir de ce secteur. À la SCHL, nous croyons que tous les Canadiens devraient avoir un chez-soi.
Un milieu de travail axé uniquement sur les résultats (ROWE™)
À la SCHL, nous avons confiance que vous ferez votre travail. Nous avons entrepris un virage culturel qui consiste à passer de la gestion de personnes à la gestion du travail. Chaque employé est entièrement autonome et entièrement responsable de l’atteinte des résultats. Vous pouvez choisir où vous devez être et quand vous devez y être pour atteindre vos objectifs. Vous avez le contrôle de votre temps et nous vous faisons confiance pour prendre les bonnes décisions.

À propos du rôle
Nous évoluons sans cesse afin de bâtir un système de logement inclusif grâce à la recherche, à la conception, à l’innovation et aux partenariats. L’adjoint(e) administratif(ve) est chargé d’effectuer des tâches administratives et contribuer à la gestion efficace de la fonction au moyen de la prestation et de la coordination de services d’administration, de suivi des budgets et de gestion générale de tâches de bureau qui nous mènera à l’atteinte de notre mission : rendre le logement abordable pour tout le monde au Canada.

Ce que vous devez posséder
• Diplôme ou certificat d’études collégiales en administration ou gestion de bureau
• Minimum de quatre ans d’expérience pertinente.
• Aptitudes confirmées pour les relations interpersonnelles (tact, jugement, diplomatie, professionnalisme et sensibilité politique et discrétion) et capacité de communiquer efficacement (verbalement et par écrit).
• Capacité à travailler dans un environnement a rythme rapide où il faut gérer des demandes multiples, souvent urgentes, et priorités multiples et concurrentes.
• Capacité d’établir des relations à l’interne, au sein de la division et à l’externe avec nos clients et différentes parties prenantes.
• Grand souci du détail et degré d’exactitude élevé.
• Expérience du dépannage de matériel informatique (téléphone, imprimante et ordinateur).
• Aptitudes organisationnelles démontrées et capacité de composer avec plusieurs priorités en même temps.
• Connaissance approfondie de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) et applications Web.
• Connaissance des principes, procédures et systèmes financiers pour l’établissement de budgets.

Ce que vous ferez
• Fournir un soutien administratif pour les réservations et organisation des voyages.
• Fournir aux clients une gamme complète de services de première ligne et répondre efficacement à un large éventail de questions au moyen de divers mécanismes de communication.
• Assurer la liaison avec la haute direction et les groupes clés tels que le secrétariat corporatif et les relations corporatives
• Offrir un soutien organisationnel, par exemple, organiser les conférences téléphoniques, prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements et organiser les réunions (salles, matériel, services de traiteur, listes de distribution, registres des présences, etc.).
• Préparer et mettre à jour des rapports, des tableaux, des graphiques, des documents d’information et des présentations.
• Assurer l’offre d’un éventail de services de bureau, y compris les demandes présentées par l’intermédiaire du Portail de la Gestion des locaux et des installations (GLI).
• Veiller à la conservation des connaissances et informations essentielles conformément aux pratiques de gestion des dossiers et aux exigences de sécurité de la Société.
• Fournir des services d’administration budgétaire, veiller à ce que les demandes de remboursement de frais de déplacement et les factures soient correctement codées et traitées en vue du paiement en temps opportun.
• Prépare la publication trimestrielle Web des dépenses de voyages et d'accueil.
• Faciliter l’utilisation des logiciels et des systèmes informatiques en conseillant et en orientant les clients ou l’équipe quant à l’application des logiciels de base et assurer le contrôle des accès au système de gestion documentaire Sharepoint.
• Assurer la liaison avec les TI et les Services administratifs afin de veiller au bon fonctionnement des espaces de travail et du matériel.

Note : Le/la titulaire de ce poste doit effectuer des tâches administratives courantes répétitives et qui nécessitent un niveau élevé d’exactitude, en respectant des échéances serrées. Il/elle peut avoir à travailler en dehors des heures normales, à l’occasion.

Ça vous ressemble?
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Date de fermeture : 24 juillet 2019 @ 11:59 pm HNE (Le concours pourrait toutefois demeurer ouvert jusqu’à ce qu’un(e) candidat(e) soit retenu(e)).

ID de la demande d'emploi: 3708

Principal lieu de travail: Ottawa, Ontario

Autres endroits:

Exigence en matière de sécurité: Cote de fiabilité

Voyages d'affaires obligatoires: Déplacements non exigés

Nous remercions sincèrement tous les candidats de leur intérêt. Veuillez cependant noter que nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour la suite du processus.

Diversité
La SCHL est un employeur qui accorde une grande importance à la diversité et qui favorise l’apprentissage et l’usage des deux langues officielles du Canada. Elle a pris l’engagement de favoriser l’équité en matière d’emploi et encourage fortement les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et les personnes handicapées à poser leur candidature.

*Veuillez nous indiquer si vous avez des besoins spéciaux dont nous devrons tenir compte si vous êtes l’une des personnes convoquées à une entrevue ou appelées à passer un test.

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