Cette offre d'emploi est expirée.

Adjoint(e) administratif(ve)

13 janvier 2021
Industries Immobilier
Catégories Administratif, Clérical, Adjoint(e) administratif(ve), Adjoint(e) exécutif(ve)
Vancouver, BC

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s'engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s'associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d'envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l'entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l'industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s'élevaient à près de 64 G$ CA au 31 décembre 2019. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l'un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

Service : Coordonnation Locataires – Ouest

Type de poste : Salarié

Des défis à la hauteur de vos talents!

  • Fournir un soutien général au groupe de coordination des locataires;
  • Préparer de la correspondance générale, des rapports, des notes de service et des documents de présentation;
  • Coordonner régulièrement les rapports relatifs aux locataires en collaboration avec divers intervenants;
  • Tenir les bases de données liées aux plans, aux critères de design et aux budgets, au besoin;
  • Préparer les contrats et les demandes de changement selon les politiques d'approvisionnement d'Ivanhoé Cambridge, incluant la compréhension de la notion de suivi des coûts;
  • Recevoir les demandes par téléphone et par courriel et les acheminer ou y répondre, comme il se doit;
  • Traiter les rapports de dépenses et faire l'encodage des factures pour le paiement;
  • Coordonner, délivrer et suivre le paiement des allocations aux locataires et des frais connexes;
  • Assurer le suivi et la soumission des feuilles de temps pour le service;
  • Assurer la gestion complète du calendrier de la direction : rendez-vous, réunions, préparatifs de voyage, etc.;
  • Aider avec le soutien du bureau régional de Vancouver et du groupe de location, selon la demande;
  • Classer les dossiers, faire des photocopies et accomplir les autres tâches administratives attribuées au besoin;

Connaissances et aptitudes requises

  • Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent et cinq années d'expérience en soutien administratif de direction, idéalement dans le milieu de la construction ou de l'ingénierie;
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
  • Connaissance pratique de Microsoft Teams, Adobe Suite, Office 365, Microsoft Access, JD Edwards souhaitée;
  • Très bon sens de l'organisation, compétences en communication et dans les relations interpersonnelles;
  • Capacité à prendre des initiatives et à établir les priorités, faire preuve de grande minutie;
  • De l'expérience en soutien pour la gestion de projet de construction à toutes les étapes est souhaitable; une compréhension générale du processus de design et de construction sera toutefois considérée comme un atout majeur;
  • Une connaissance de la location pour les commerces de détail au niveau local et national est profitable;
  • Capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois, faire preuve d'autonomie et être en mesure de travailler sous pression dans un environnement dynamique;
  • Capable de travailler en équipe;
  • Le bilinguisme (anglais/français) constitue un atout.

SI CE DÉFI VOUS INTÉRESSE, FAITES-NOUS PARVENIR SANS TARDER VOTRE CURRICULUM VITAE!

Vous avez tout à gagner!

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l'industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d'implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d'eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

L'engagement d'Ivanhoé Cambridge en matière de diversité et d'inclusion s'étend à l'ensemble de ses activités. Des accommodements sont offerts aux candidats qui en font la demande, et ce, à toutes les étapes du processus de sélection. Nous sommes fiers de créer un milieu de travail favorisant la réussite de tous nos employés. Veuillez nous informer de quelconques accommodements nécessaires afin d'assurer que vous ayez accès à un processus juste et équitable. Toute information reçue relativement aux accommodements sera traitée de façon confidentielle.

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