Réceptionniste bilingue (Contrat jusqu'au 30 juin 2020)

October 7 2019
Industries Bank, Insurance, Financial services
Categories Administrative, Clerical, Receptionist, Administrative, Clerical
Sherbrooke, QC

Avec près de 50 ans d’expérience au service des médecins, MD n’a qu’un seul but : aider les médecins canadiens et les membres de leur famille à accéder au bien-être financier. Notre engagement à l’égard de la conciliation travail-vie personnelle, du bien-être des employés et de l’apprentissage continu est un facteur important de notre réussite.

Pour la sixième année consécutive, MD figure au classement des 50 milieux de travail les plus engages en Amérique du Nord. Décernés tous les ans par Achievers, un chef de file dans le domaine des solutions de reconnaissance et d’engagement des employés, les prix Achievers sont remis chaque année aux employeurs qui font preuve de leadership et d’innovation pour stimuler l’engagement de leurs employés.

Si vous priorisez les résultats, êtes enthousiaste, connaissez à fond les technologies et avez un bon esprit d’équipe, vous vous plairez dans notre milieu de travail dynamique, flexible et axé sur la collaboration.

Nous avons une possibilité d’emploi immédiate pour un(e) Réceptionniste bilingue talentueux, enthousiaste et axé sur la clientèle pour notre bureau de Sherbrooke (Contrat jusqu'au 30 juin 2020).

Tâches

Le/La réceptionniste offre des services d’accueil et un soutien administratif au bureau régional. Voici ses tâches :


Assurer les services d’accueil et la réception des appels, notamment accueillir les clients, répondre au téléphone, aider les clients à fixer un rendez-vous, confirmer les rendez-vous des clients, valider les billets de stationnement et s’occuper de l’aire de réception.

  • Ouvrir le courrier, apposer les timbres dateurs et distribuer le courrier au personnel du bureau.
  • Gérer les envois par messagerie entrants et sortants.
  • Envoyer, recevoir et distribuer les télécopies en temps opportun.
  • Préparer les envois du bureau régional au besoin.
  • Commander du matériel de fournisseurs externes et de services internes, comme des documents de marketing et des formulaires.
  • Coordonner le contenu des plans de rencontre.
  • Effectuer des appels de service et conserver une provision suffisante d’articles de bureau.
  • Gérer et imprimer les rapports exigés par la réglementation et les rapports sur les services rendus aux clients.
  • Maintenir des systèmes de classement efficaces; aider le directeur de l’administration régionale dans l’exécution de différentes initiatives et la tenue de registres.
  • Aider à la réalisation des tâches de conformité pour le bureau, notamment tenir à jour la liste de contrôle de sécurité et le plan de continuité des opérations.
  • Aider au codage des factures.
  • Participer à des projets ponctuels au besoin.


    Formation et expérience
  • Diplôme d’études secondaires.
  • Deux à trois années d’expérience dans un poste administratif ou de bureau, acquises de préférence dans une entreprise de services financiers.
  • Connaissance des principes et pratiques relatifs au service à la clientèle.
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office, notamment des logiciels Excel et Word.


    Qualités
  • Souci du détail.
  • Sens démontré de l’initiative et de la débrouillardise.
  • Forte orientation client et capacité de travailler de manière autonome avec un minimum d’encadrement.
  • Solides habiletés organisationnelles.
  • Excellent entregent et excellente aptitude à communiquer.
  • Efficacité, courtoisie et professionnalisme.
  • Excellentes compétences téléphoniques.
  • Le bilinguisme (anglais-français) est obligatoire


    Gages de succès
  • Vous vous enthousiasmez pour la proposition de valeur de MD et vous cherchez activement à acquérir de nouveaux clients.
  • Vous cherchez constamment à apprendre et à parfaire vos compétences.
  • Vous possédez une bonne maîtrise des technologies et vous vous efforcez de découvrir des façons nouvelles et stimulantes de les mettre au service de vos clients.
  • Vous sentez qu’on reconnaît la juste valeur de votre travail, ce qui vous incite à vous dépasser.

With close to 50 years of physician-focused experience, MD has one main goal: to help Canada physicians and their families achieve financial well-being. Our commitment to work/life integration, employee well-being and ongoing learning are key factors that contribute to our overall success.

For the sixth consecutive year, MD Financial Management has been recognized as one of the Achievers 50 Most Engaged Workplaces™ in North America. The annual award, given by Achievers—an industry-leading provider of employee recognition and engagement solutions—commends top employers that display leadership and innovation in engaging their workforces.



What You Will Do:

The Receptionist is responsible for providing administrative and reception support in the Regional Office. Other duties include:

Primary reception coverage and maintenance of phone system; includes greeting clients, answering the telephone, assisting in booking client appointments, confirming client appointments, validating parking and maintaining the reception area

Open mail, date stamp and distribute to office staff

Managing all incoming and outgoing couriers

Send, receive and distribute faxes on a timely basis

Prepare regional mailings as required

Order supplies from external suppliers and internal departments, including marketing material and forms

Coordinate meeting agendas

Conduct maintenance calls for service and keep supplies stocked for office equipment

Maintenance and printing of regulatory and client service reports

Maintenance of effective filing systems; assist Manager of Regional Administration with various initiatives and record keeping functions

Assist with branch compliance duties including maintaining the security checklist and Business Continuity Plan

Assist in appropriate coding of invoices

Special projects as assigned

What You Need:

Secondary school education

Two to three years’ experience in an administrative or clerical position with a financial services company is preferred

Knowledge of customer service principles and practices

Proficient in the use of Microsoft Windows and its applications such as Excel & Word

What You Bring:

Strong attention to detail

Demonstrated initiative and resourcefulness

Strong client focus; ability to work independently and with limited supervision

Strong organizational skills

Excellent communication and interpersonal skills

Efficient, courteous and professional

Excellent telephone skills

What Success Looks Like:

You are passionate about the MD value proposition and actively look to acquire new clients.

You are constantly learning and honing your skills.

You are technology savvy and endeavour to find new and exciting ways to use technology in the servicing of your client.

You feel rewarded and recognized in a way that inspires you to do your best work.

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