Administrative Assistant

July 8 2019
Industries Consulting services
Categories Administrative, Clerical, Administrative assistant, Executive Assistant, Data entry, Secretary, Office manager
Quebec, QC

BDO est un cabinet solidement établi grâce aux relations positives qu'il entretient avec son personnel et ses clients. Chaque jour, nous comptons sur nos professionnels pour offrir à nos clients un service exceptionnel ainsi que des conseils et des observations auxquels ils peuvent se fier. En retour, nous leur offrons un milieu de travail qui met les employés à l'avant-plan et qui fait de leur croissance personnelle et de leur perfectionnement professionnel une grande priorité.

Nous sommes à la recherche d'un adjointe administrative pour se joindre à notre équipe des Services en certification et comptabilité au bureau de la ville de Québec. Le candidat retenu devra s'acquitter des responsabilités suivantes :

  • Réception du courrier/ courriels, traitement et diffusion appropriées et réponse, selon le cas
  • Assure l'ouverture, la préparation et le classement des fichiers & dossiers (physiques et informatiques) tels que proposition de service, dossiers clients, etc.
  • Sur demande ou selon les situations identifiées en déclenchement, participe activement aux montages des documents d'offres de services, des lettres mandats et des rapports clients, en s'assurant du respect des dates butoirs et des protocoles et lignes directrices en vigueur propres à chacune des lignes de services;
  • Au besoin et sur demande des leaders, assure la confection, le montage et la rédaction de toutes formes de documents ou lettres professionnelle, et au besoin, exécute des entrées de données dans les différents progiciels utiles à la facturation, le paiement de factures, les notes de frais, etc.); apporte son soutien dans la préparation, l'acheminement et le suivi de la facturation client & des rapports d'activités et aussi assurer la gestion proactive de l'agenda professionnel des leaders.
  • En l'absence du leader, gère les demandes clients et assure le relais de communication avec les clients (entreprises, individus, clients potentiels) en s'assurant d'une réponse professionnelle aux demandes d'information sur les services du cabinet, les demandes de services, les soumissions et offres de service;
  • En soutien des leaders, participe activement dans les publications et l'organisation d'activités de développement d'affaires, la diffusion dans les différents médias sociaux d'invitations, publicités et promotions, l'organisation d'événements, etc.
  • Deuxième répondant pour l'accueil, la réponse téléphonique et la prise de messages provenant des clients et clients potentiels, partenaires d'affaires, fournisseurs, et autres demandeurs de tout genre; Lors des visites clients et événements à nos bureaux : S'assure du bon ordre de l'aire d'accueil (salle d'attente, bureau de la réception, mot du jour, disponibilité eau et café, repas, buffet, etc., le cas échéant);
  • S'assure disponibilité & inventaire du matériel de bureau (papeteries, crayons, ciseaux, agrafeuses, etc.), et au besoin, déclenche le processus de commandes auprès des fournisseurs;

Sur quoi repose la réussite à ce poste?

  • Démontrer les principales valeurs de BDO : intégrité, respect et collaboration.
  • Comprendre le secteur, les défis et les occasions des clients; les clients vous décrivent comme une personne positive et professionnelle et disent de votre travail qu'il est de haute qualité.
  • Relever et recommander les services qui conviennent, et viser une prestation efficace aux clients.
  • Offrir un environnement de travail inclusif et stimulant pour attirer et retenir le personnel qualifié.
  • Participer activement à l'adoption des outils et stratégies numériques pour favoriser l'innovation dans le milieu de travail.
  • Développer son expertise grâce à l'apprentissage et au perfectionnement professionnel.

Expérience et formation

  • La personne idéale présente un profil professionnel dynamique en service clients et soutien administratif auprès de professionnels en services conseils, s'accomplissant dans un rôle de collaborateur et complice dans la réalisation d'une multitude de tâches non spécialisées mais importantes, où l'attitude et le souci du moindre détail fait parfois toute la différence.
  • Une formation collégiale en technique administrative jumelée à un bagage de réalisations concrètes équivalents à 3 à 5 années d'expériences dans un contexte similaire correspondra aux attentes ciblées.
  • Une maitrise parfaite du français est exigible, ainsi qu'un bilinguisme atteignant un seuil de compétence minimale de l'anglais oral et écrit à 7/10.
  • La maitrise de la Suite Office (Word, Excel et PowerPoint) ainsi que l'utilisation des principales applications web (LinkedIN, Youtube, Google,etc.) sont de mise.

Pourquoi choisir BDO?

Notre cabinet s'engage à offrir à ses employés un environnement où ils pourront atteindre le succès des façons suivantes :

  • Réussite du cabinet - Nous vous permettons de participer au plan stratégique du cabinet et de contribuer à sa réussite et sa croissance.
  • Réussite professionnelle - Nous vous aidons à être le meilleur professionnel possible en ce qui concerne nos services, nos secteurs et nos marchés.
  • Réussite personnelle - Nous vous encourageons à atteindre vos objectifs personnels à l'extérieur du travail et à avoir une influence positive sur votre communauté.

Donner pour changer les choses! Une société qui se préoccupe de ses communautés. BDO s'implique activement auprès de ses communautés en appuyant des initiatives caritatives locales. Nous aidons les membres de notre personnel à contribuer au bien-être de leurs communautés par l'organisation d'événements locaux et nationaux.

Une rémunération globale qui compte : Nous rétribuons le rendement par une rémunération globale en argent concurrentielle qui reconnaît et récompense la contribution. Nous offrons des avantages flexibles dès l'embauche ainsi que des heures flexibles que vous pourrez prendre en vacances ou en congés personnels, ou pour faire du bénévolat. Nous sommes engagés à soutenir votre mieux-être au-delà de votre travail et nous remboursons donc certaines initiatives de bien-être correspondant à votre style de vie.

Chaque personne est importante : Nous croyons que chaque employé doit avoir l'occasion de participer et de réussir. Grâce au leadership démontré par notre Chef de la diversité et de l'inclusion, nous nous engageons à créer un milieu de travail qui soutient le respect, l'inclusion et la diversité. Nous reconnaissons et chérissons le fait que chaque employé est unique, notamment au chapitre de l'âge, du sexe, de l'origine ethnique, des aptitudes physiques et mentales, du genre et de l'identité du genre, de l'orientation sexuelle, de la nationalité, de la situation familiale, du mode de vie, de la religion et de l'éducation. Si vous avez besoin d'aide pour remplir le processus de demande, veuillez communiquer avec nous.

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