Agent de bureau - Centre d'affaires

May 7 2019
Industries Bank, Insurance, Financial services
Categories Administrative, Clerical, Administrative assistant, Office clerk, Data entry, Secretary, Archivist-Documentalist, Writing - Correction - Translation, Administrative, Clerical
Montreal, QC

Le titulaire d'un emploi d'agent de bureau effectue des travaux aux caractères administratif et technique nécessaires au bon fonctionnement du bureau et requis par les professionnels.

Responsabilités principales :

  • Rédiger les lettres d'amendement, conventions, offres de prêt ou garanties de prêts et compléter les informations dans les divers systèmes informatiques.
  • Vérifier et saisir des informations dans SYGIC.
  • Préparer des actes juridiques ou autres documents juridiques (cession de rangs, quittances, prescriptions légales, preuves de réclamations).
  • Recevoir la correspondance, fait le tri et la distribution et traite celle qui relève de sa responsabilité. Procède à l'envoi du courrier de sa direction.
  • Effectuer divers travaux de secrétariat général relatifs à la correspondance et à la création de différentes présentations, publications, documents ou rapports.
  • Recevoir les appels téléphoniques, identifier leurs besoins ou diriger les appels aux professionnels ou aux techniciens, noter les messages et les transmettre verbalement ou électroniquement.
  • Effectuer les convocations, réservations, et confirmations de présence à des réunions ou autres activités et assure le suivi, complète les rapports de frais de voyage, frais de représentation, autorisation d'absence en se référant aux directives sur le sujet.
  • Effectuer la révision des divers documents produits par la DCS.
  • Tenir les registres, le classement et l'archivage.
  • Contribuer à la gestion du temps, la tenue d'activités et gérer l'agenda.
  • Rechercher des informations et préparer des divers rapports.
  • Effectuer des suivis administratifs.Être en mesure d'effectuer des recherches juridiques (RDPRM, SOQUIJ, registre foncier, registraire des entreprises, plumitif civil et pénal).
  • Veiller à une partie du suivi des dossiers d'aide financière.
  • Assurer la bonne tenue des dossiers juridiques de l'ouverture à l'archivage.
  • Assurer la gestion des prescriptions légales.
  • Recueillir, colliger et saisir diverses informations financières nécessaires à la préparation des documents relatifs aux dossiers traités par les professionnels.

Qualifications spécifiques requises :

  • Secondaire V.
  • Posséder trois (3) années d'expérience dans le domaine du secrétariat dont une (1) année en comptabilité.

Profil général recherché :

Posséder les compétences relationnelles retenues pour le personnel de bureau ou démontrer le potentiel pour les acquérir, à savoir :

  • Respecter l'éthique et les valeurs de la Société.
  • Être orienté vers le client.
  • Entretenir de bonnes relations avec ses collègues.
  • Faire preuve d'autonomie.
  • Savoir gérer son temps.
  • Savoir organiser.
  • Savoir s'adapter.
  • Agir de manière responsable.

Conditions de travail :

  • Gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées.

Particularités :

  • Les candidats externes doivent transmettre leur curriculum vitae sur notre site carrières: www.investquebec.com.

Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature.

Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.

N.B. Ce poste fait l'objet d'un affichage interne-externe simultanément.

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