Administrator, Operations (12 month contract)

October 20 2021
Categories Administrative assistant, Administrative, Clerical, Bank, Insurance, Financial Services
Montreal, QC
To handle enquiries from security holders, their representatives, and the investment community.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

  • Respond to enquiries which may include extensive research of various kinds of current and historical records.

  • Research and respond to written enquiries concerning the replacement of lost or destroyed dividend payments.

  • Produce cheques for returned EFTS items; forward payments to security holders.

  • Liaise with groups associated with the production of relevant tax forms to ensure accuracy.

  • Update status of each enquiry on the tracking system as the file progresses.

  • Respond to telephone enquiries as required.

  • Perform data entry as required.

  • Perform reinvestment duties as required.

  • Identify and inform the Supervisor of complaints as well as trends and opportunities to improve service levels, apparent by the nature and number of enquiries.

  • Develop a thorough knowledge and understanding of the services offered by clients to their security holders and keep up-to-date on circumstances which affect the security holders especially security transfer requirements.

  • Maintain and provide monthly statistics for fee and performance reporting purposes.

  • Ensure compliance with policies, procedures and regulatory requirements.

  • Other duties and responsibilities as assigned.

WORK ENVIRONMENT AND PHYSICAL DEMANDS

  • Essential functions are typically performed in an office setting.

  • Noise level medium

  • Visual volume high

  • Lifting required rarely, less than 10 lbs

  • Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

POSITION REQUIREMENTS

  • 1+ year of similar administrative experience preferred

  • Financial services industry experience, an asset

  • Proficient in Microsoft Office suite

  • Bilingual English/French required

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

  • Répondre aux demandes de renseignements qui peuvent exiger une recherche approfondie dans divers dossiers actuels et antérieurs.

  • Faire des recherches et répondre aux demandes de renseignements par écrit relativement au remplacement de paiements de dividendes perdus ou détruits.

  • Préparer les chèques pour les pièces retournées liées aux formulaires de virement bancaire (EFT); faire suivre les paiements aux porteurs de titres.

  • Assurer la liaison avec les groupes associés à la production de formulaires fiscaux pertinents afin d’assurer l’exactitude de l’information.

  • Mettre à jour chaque demande dans le système de suivi au fur et à mesure de l’avancement du dossier.

  • Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, selon les besoins.

  • Faire l’entrée de données, selon les besoins.

  • Exécuter les tâches de réinvestissement, selon les besoins.

  • Identifier et informer le superviseur des plaintes ainsi que les tendances et occasions pour améliorer les niveaux de service en tenant compte de la nature et du volume de demandes de renseignements.

  • Acquérir une connaissance et une compréhension approfondies des services offerts par les clients à leurs porteurs de titres et demeurer au fait des circonstances qui peuvent affecter les porteurs de titres, particulièrement en ce qui concerne les exigences en matière de transfert de titres.

  • Tenir à jour et fournir des statistiques mensuelles aux fins de l’information fournie sur les frais et les rendements.

  • S’assurer du respect des politiques, des procédures et des exigences réglementaires.

  • S’acquitter des autres tâches et responsabilités attribuées.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET EXIGENCES PHYSIQUES

  • Les tâches essentielles sont habituellement réalisées dans un environnement de bureau.

  • Bruit ambiant moyen

  • Volume visuel élevé

  • Soulèvement de poids rarement nécessaire, moins de 10 lb.

  • Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être mises en place pour permettre aux personnes présentant un handicap de réaliser les tâches essentielles.

EXIGENCES LIÉES AU POSTE

  • Diplôme d’études collégiales ou universitaires en commerce et/ou en finances, ou expérience équivalente

  • De une à trois années d’expérience dans un rôle similaire

  • Expérience dans le secteur des services financiers, un atout

  • Connaissance de la gamme de produits Microsoft Office

  • Bilinguisme (anglais/français) exigé au bureau de Montréal

  • Le Groupe TMX s’est engagé à créer et à maintenir un milieu de travail empreint de collaboration au sein duquel chacun est traité avec dignité et respect, et qui reflète la diversité de la collectivité où nous exerçons nos activités. Nous mettons en place des mesures d’adaptation pour les candidats et les membres du personnel qui en ont besoin.

TMX is committed to creating and sustaining a collegial work environment in which all individuals are treated with dignity and respect and one which reflects the diversity of the community in which we operate. We provide accommodations for applicants and employees who require it.

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